Was ist eine E-Rechnung:
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Typische Formate basieren auf XML-Strukturen, bei denen Rechnungsinformationen nicht nur sichtbar dargestellt werden, sondern in klar definierten Datenfeldern maschinenlesbar gespeichert sind.
Arten von E-Rechnungen
1. XRechnung
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten und keine visuelle Darstellung wie ein PDF. Daher ist sie primär für die automatische Verarbeitung durch Software vorgesehen.
2. ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert eine normale PDF-Rechnung für die visuelle Darstellung mit einer eingebetteten XML-Datei, die die strukturierten Rechnungsdaten enthält. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden.
Beide Formate erfüllen die Anforderungen moderner digitaler Rechnungsprozesse und ermöglichen eine effiziente, automatisierte und standardisierte Verarbeitung von Rechnungen.
Wem muss ich eine E-Rechnung senden:
Die E-Rechnungen sind für B2B Kunden bestimmt. In Deutschland gilt ab dem 01.01.2025, dass man die E-Rechnung annehmen muss. Der Versand ist freiwillig.
Welche Vorbereitungen muss ich treffen:
1. Einstellungen in den Prüftabellen
- Steuerschlüssel
- Beim Vertriebssteuerschlüssel muss gekennzeichnet werden, ob er Normalsteuersatz oder ein anderer Steuersatz ist:
- Mengeneinheiten:
- Den Mengeneinheiten müssen aus einer Kodierliste die entsprechende Information zugewiesen werden. Die Grundlage dieser Liste ist die UNC-Recommendation N 20. Diese ist im Internet einsehbar. Wir haben die relevantesten Einheiten bereits rausgesucht. Sollte Ihnen noch eine Information fehlen, kommen Sie gerne auf uns zu:
- Zahlungsarten:
- Die Zahlungsarten müssen ebenfalls gekennzeichnet werden
- Dokumententypen (Vertrieb) müssen als Rechnung bzw. Gutschrift gekennzeichnet werden.
Funktion ab dem 01.05.2026
Die Daten können bereits eingegeben werden. Die zugehörige Funktion wird jedoch erst ab dem 01.05.2026 wirksam.
2. Anpassung der Kundenstammdaten
Damit Rechnungen im gewünschten Format korrekt erstellt und versendet werden können, müssen die entsprechenden Einstellungen im Kundenstamm gepflegt werden. Hierfür stehen drei relevante Felder zur Verfügung:
a. Rechnungsversandtyp
In diesem Feld wird festgelegt, in welchem Format die Rechnung an den Kunden versendet wird. Zur Auswahl stehen:
- PDF – Standardformat für den klassischen Rechnungsversand per E-Mail oder Ausdruck. Dieses Format ist standardmäßig vorausgewählt.
- ZUGFeRD – Hybridformat aus PDF und eingebetteter XML-Datei, das sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.
- XRechnung – Rein strukturiertes XML-Format, das vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird.
Der passende Versandtyp sollte entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Kunden ausgewählt werden.
b. Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die insbesondere bei der Übermittlung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigt wird. Sie dient dazu, die Rechnung innerhalb der Verwaltung korrekt zuzuordnen.
Wenn der Kunde eine XRechnung verlangt, muss die vom Auftraggeber bereitgestellte Leitweg-ID in dieses Feld eingetragen werden.
c. Rechnungsmailadresse
In diesem Feld wird die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt. An diese Adresse wird die Rechnung im gewählten Format versendet.
Es sollte sichergestellt werden, dass die angegebene E-Mail-Adresse aktuell und korrekt ist, damit der Rechnungsversand problemlos erfolgen kann.
- Wir empfehlen Ihnen alle betroffenen Kunden mit Hilfe des Kontaktimports entsprechend anzupassen. Das können Sie, in dem Sie alle Kunden einmal exportieren. Bearbeiten Sie die Datei dann anschließend im Excel.
- Über die Kontakt-Import (BAS10) können Sie die Daten dann wieder importieren.
3. Einrichtung automatischer Versand
- Erstellen Sie einen neuen Mailworkflow. Hier muss der Vertriebsbelegtyp Rechnung bzw. Gutschrift sein.
- Die X-Rechnung, sowie die ZUGfERD-Rechnung können aber auch im Beleg manuell erstellt werden. Gehen Sie dazu in die jeweilige Rechnung und drücken Sie auf „X-Rechnung manuell erstellen“ bzw. ZUGfERD-Rechnung manuell erstellen.
Wichtiger Hinweis: Für E-Rechnungen sind folgende Angaben im Rechnungsbeleg zwingend erforderlich: vollständige Anschrift (inkl. Straße), Bestellnummer, Lieferdatum und die E-Mail-Adresse.
Tipp: Sie können die E-Rechnung (XML-Datei) online validieren, in dem Sie hier klicken. Bitte beachten Sie! Bei einer ZUGFeRD-Rechnung muss der Anhang separat abgespeichert werden.