Was ist eine X-Rechnung:
Eine X-Rechnung ist eine digitale Rechnung, meist im XML Format. Hier werden die Daten strukturiert dargestellt. Jede Information hat ihr eigenes Feld.
Wem muss ich eine X-Rechnung senden:
Die X-Rechnungen sind für B2B Kunden bestimmt. In Deutschland gilt ab dem 01.01.2025, dass man die X-Rechnung annehmen muss. Der Versand ist freiwillig.
Welche Vorbereitungen muss ich treffen:
1. Einstellungen in den Prüftabellen
- Steuerschlüssel
- Der Vertriebssteuerschlüssel gekennzeichnet werden, ob er Normalsteuersatz oder ein anderer Steuersatz ist:
- Mengeneinheiten:
- Den Mengeneinheiten müssen aus einer Kodierliste die entsprechende Information zugewiesen werden. Die Grundlage dieser Liste ist die UNC-Recommendation N 20. Diese ist im Internet einsehbar. Wir haben die relevantesten Einheiten bereits rausgesucht. Sollte Ihnen noch eine Information fehlen, kommen Sie gerne auf uns zu:
- Zahlungsarten:
- Die Zahlungsarten müssen ebenfalls gekennzeichnet werden
- Belegarten (Vertrieb) müssen als Rechnung bzw Gutschrift gekennzeichnet werden.
2. Einrichtung automatischer Versand
- Wir empfehlen Ihnen alle deutschen B2B-Kunden mit dem Geschäftsbereich B2B-DE (Im Vorfeld sollte der Geschäftsbereich angelegt werden.) zu kennzeichnen. Das können Sie, in dem Sie alle Kunden einmal exportieren. Dazu gehen Sie in die Transaktion Kunden (SAL01) und schalten auf die Tabellenansicht um und suchen sich alle deutschen Kunden raus. Fügen Sie anschließend die Spalte „Geschäftsbereich“ hinzu. Bearbeiten Sie die Datei dann anschließend im Excel.
- Hier können Sie dann die entsprechenden Kunden mit B2B-DE kennzeichnen. Über die Kontakt-Import (BAS10) können Sie die Daten dann wieder importieren.
- Erstellen Sie dann einen neuen Mailworkflow. Hier muss der Vertriebsbelegtyp Rechnung bzw Gutschrift sein und Geschäftsbereich B2B bzw B2B-DE. Aktivieren Sie dann die X-Rechnung für diesen Workflow.
- Ggfs müssen Sie die Kunden bei Ihren anderen Workflows ausgrenzen.
- Die X-Rechnung kann aber auch im Beleg manuell erstellt werden. Gehen Sie dazu in die jweilige Rechnung und drücken Sie auf „X-Rechnung manuell erstellen“
