Ab dem Jahr 2025 wird in Deutschland die Verwendung von E-Rechnungen für den B2B-Bereich gesetzlich verpflichtend. Diese neue Regelung soll den Austausch von Rechnungen zwischen Lieferanten und Kunden erleichtern, indem die Rechnungsdaten in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form bereitgestellt werden. In diesem Dokument erläutern wir, was eine E-Rechnung ist, wie sie funktioniert, und wie Reybex diese Neuerungen umsetzen wird.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in strukturierten Datenformaten wie XML übermittelt wird. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen oder Papierdokumenten werden bei einer E-Rechnung alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Steuersatz und Betrag in speziellen Datenfeldern erfasst. Dies ermöglicht eine automatische Verarbeitung der Rechnungen durch die Software des Empfängers, was zu einer effizienteren und fehlerfreieren Rechnungsabwicklung führt.
Wie setzt Reybex die E-Rechnung um?
Ab Mitte Dezember 2024 wird Reybex die Vorgaben zur E-Rechnung vollständig unterstützen. Nutzer des ERP-Systems können dann sowohl im Verkauf als auch im Einkauf E-Rechnungen verarbeiten.
- Verkauf: Es wird möglich sein, Rechnungen nicht nur im PDF-Format, sondern auch als E-Rechnung im XML-Format zu erstellen und zu übermitteln. Die strukturierte Übertragung der Rechnungsdaten hilft den Kunden, ihre Eingangsrechnungen automatisiert zu verarbeiten.
- Einkauf: Die im XML-Format erstellten E-Rechnungen können im Einkaufsmodul von Reybex eingelesen und verarbeitet werden. Um die Effizienz zu steigern, bietet Reybex zusätzlich die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess zu automatisieren, von der Prüfung bis zur Verbuchung.
Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Welches Format hat die E-Rechnung?
Die E-Rechnung wird im XML-Format bereitgestellt, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Jedes Element der Rechnung (z.B. Rechnungsnummer, Steuersätze) wird in einem eigenen, klar definierten Datenfeld abgelegt.
Wird dieser Service kostenlos angeboten?
Ja, im Rahmen der gesetzlichen Mindestanforderungen ist die Erstellung der XML-Dateien sowie das Einlesen dieser in das PUR04-Modul von Reybex kostenlos. Allerdings wird der Prozess der Automatisierung innerhalb der Rechnungseingangsprüfung und -verbuchung nur als Premium-Version angeboten werden und dementsprechend kostenpflichtig sein, somit wäre der Rechnungseingangsprozess vollständig automatisiert.
Was bedeutet „strukturierte Form“ und welche Datenfelder sind enthalten?
Die E-Rechnung stellt Rechnungsinformationen in einer strukturierten Form bereit. Das bedeutet, dass jede Information – wie Rechnungsnummer, Steuersatz, Rechnungsdatum – in einem eigenen, speziell dafür vorgesehenen Datenfeld innerhalb der XML-Datei gespeichert ist. Diese Struktur ist gesetzlich vorgeschrieben und ermöglicht eine effiziente automatische Verarbeitung.
Wird die E-Rechnung bereits vor dem 31.12.2024 verfügbar sein?
Ja, Reybex plant, die E-Rechnung bereits Mitte Dezember 2024 bereitzustellen, sodass Sie frühzeitig mit der neuen Funktion arbeiten können.
Wie hoch wird der Aufwand für die Konfiguration sein?
Da viele der Anforderungen gesetzlich vorgegeben sind, wird der Aufwand für die Erstellung und Konfiguration der XML-Dateien überschaubar sein. Die Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses wird allerdings etwas aufwändiger sein, da hier zusätzliche Anpassungen und Einstellungen vorgenommen werden müssen.
Wie erfahren Kunden, welche Konfigurationen erforderlich sind? Können diese eigenständig vorgenommen werden?
Es wird einen Helpcenter-Eintrag geben, der die notwendigen Schritte zur Konfiguration genau beschreibt. Darüber hinaus empfehlen wir die Erstellung eines Video-Tutorials und die Durchführung eines Webinars für Partner, um den Prozess zu erklären und Fragen zu beantworten.
Lehnt sich Reybex an den ZUGFeRD-Standard an?
Ja, die E-Rechnung orientiert sich an dem gesetzlichen Standard, an den sich auch ZUGFeRD anlehnt. Dies stellt sicher, dass die E-Rechnung den Anforderungen entspricht und kompatibel ist.
Vorteile der E-Rechnung
- Effizienz: Durch die strukturierte Form der E-Rechnung werden Eingangsrechnungen schneller und mit weniger Aufwand verarbeitet.
- Fehlervermeidung: Da die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind, werden Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert.
- Automatisierung: Mit Reybex können Sie den Rechnungsprozess im Einkauf vollständig automatisieren, was Zeit und Kosten spart.
- Gesetzeskonformität: Reybex erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, sodass Sie sicherstellen können, dass Ihr Rechnungsprozess regelkonform ist.
Zusammenfassung
Die E-Rechnung wird ab 2025 in Deutschland für den B2B-Bereich verpflichtend. Reybex wird Ihnen alle notwendigen Funktionen bieten, um diese gesetzliche Anforderung zu erfüllen. Sie können sowohl im Verkauf als auch im Einkauf auf die Vorteile der E-Rechnung zugreifen, und durch zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten wird der Prozess noch effizienter gestaltet.