Mittels reybex können Sie den Prozess der Anzahlungsrechnungen für Ihr Unternehmen abbilden.
Voraussetzung zur Nutzung des Prozesses sind zahlreiche Konfigurationen:
- Einrichtungen im Bereich der Finanzbuchhaltung
- Sachkonten-Anlage: https://docs.reybex.com/kb/kontenrahmen-einrichten/
- Konto für angeforderte Anzahlungen
- Konto für erhaltene Anzahlungen
- Legen Sie die entsprechende Fibu-Belegart an.
- Erstellung der Buchungsschlüssel (FIN21): https://docs.reybex.com/kb/buchungsschluessel-fuer-anzahlung-abschlussrechnung/
- Sachkonten-Anlage: https://docs.reybex.com/kb/kontenrahmen-einrichten/
- Einrichtungen im Bereich des Vertriebs
- Anlage des Belegtyps Anzahlungsrechnung und Einbindung in den Dokumenten-Workflow: https://docs.reybex.com/kb/auszahlungsrechnung-erhalten/
- Anlage des Belegtyps Schlussrechnung und Einbindung in den Dokumenten-Workflow: https://docs.reybex.com/kb/ab-und-schlussrechnung-erstellen/
- Legen Sie die entsprechenden Nummernkreise für die Anzahlungs- und Abschlussrechnungen im Vertrieb an.
- Kundenstamm: Anzahlungskonto kann optional angegeben werden, wenn die Forderungen, welche aus Anzahlungen resultieren nicht auf das Standard-Mitbuchkonto verbucht werden sollen.
- Bei der Nutzung des Packtischs (SMP03) muss die Belegart, wenn Auftrag Anzahlungsrechnung hat definiert werden. Hier muss also festgelegt werden, dass keine normale Rechnung für diese Fall erstellt werden muss, sondern eine Abschlussrechnung.
(Prüftabellen (BAS01) – Versand – Versandkonfiguration)
Workflow/Prozess
- Kunde erteilt Ihnen einen Auftrag
- Erfassung des Auftrages in reybex (SAL16). Flag-Liefersperre ist vorerst aktivieren
- Erstellung der Anzahlungsrechnung (müssen IMMER über alle Positionen aus dem Auftrag referenziert werden)
- Öffnen Sie den unter Punkt 2 erfassten Auftrag
- Klicken Sie auf den grünen Button + in Lieferschein umwandeln
- Wählen Sie als Belegtyp die Anzahlungsrechnung
- Passen Sie den Betrag für die Anzahlung an z.B. 50%
- Speichern Sie den Beleg
- Zahlungseingang der Anzahlungsrechnung
- Zahlungseingang erfolgt auf Ihrem Konto
- Sie verbuchen den Zahlungseingang via Zahlungsabgleich Online(FIN16) oder in der Transaktion Zahlungen (FIN11) und matchen dabei die Buchung mit dem entsprechenden Anzahlungsbeleg
- Liefersperre (manuell in Schritt 2) gesetzt wird automatisch aus dem Beleg entfernt
- Erstellung Lieferschein (Lieferscheine können aus ALLEN oder nur ein TEIL der Positionen aus dem Auftrag referenziert werden)
- Erstellen Sie zum dem Auftrag einen Lieferschein nutzen Sie hierbei Ihren Standard-Workflow (manuelle Lieferschein-Erstellung aus geöffneten Auftrag, Versand-Button aus der Auftragsübersicht, Packtisch)
- Erstellung Abschlussrechnung (In der Abschlussrechnung ist die Anzahlung zu sehen und der noch offene Betrag, welcher noch bezahlt werden muss)
- Aus dem Lieferschein muss nun abschließend die Schlussrechnung erstellt werden
- Nutzen Sie auch hierbei Ihren Standard-Workflow (manuelle Erstellung aus geöffneten Lieferschein, Lieferscheinübersicht grüner Button + in Rechnung umwandeln, Packtisch, Rechnungslauf)
- Zahlungseingang für die Abschluss-Rechnung
- Zahlungseingang erfolgt auf Ihrem Konto
- Sie verbuchen den Zahlungseingang via Zahlungsabgleich Online(FIN16) oder in der Transaktion Zahlungen (FIN11) und matchen dabei die Buchung mit dem entsprechenden Schlussrechnung
- OP des Kunden wird automatisch ausgeziffert
Wenn unter Punkt 5 – Lieferschein-Erstellung nur ein Teil der Positionen übernommen wurden, sind nachfolgende Schritt zu beachten:
- Aus dem Lieferschein werden nur die Positionen, welche geliefert werden, in die Abschlussrechnung referenzieren
- In der Abschlussrechnung ist die Anzahlung zu sehen und der Betrag, welchen dem Kunden zurück erstattet werden muss, wenn zu der Anzahlungsrechnung eine Zahlung eingegangen ist.
- Für die Rückerstattung muss eine Anzahlungsgutschrift erzeugt werden
- Dafür muss aus dem Auftrag eine Anzahlungsgutschrift erstellt werden, über die offenen Mengen, welche nicht im Lieferschein enthalten waren.
- Abschließend muss der Auftrag auf manuell geschlossen gesetzt werden.
HINWEISE:
- Bei erzeugen der Anzahlungsrechnung müssen IMMER alle Positionen aus dem Auftrag übernommen werden. Es dürfen keine Positionen gelöscht/herausgenommen werden.
- Es können nur bis zu 5 Anzahlungsrechnungen pro Auftrag erzeugt werden.
- Wenn in dem Auftrag und Anzahlungen mehr als 2 unterschiedliche Steuersätze enthalten sind wird in der Abschlussrechnung die Umsatzsteuer Text ohne einen Wert gedruckt.
HINWEISE ZUR EINRICHTUNG:
- Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. Die nötigen Berichte für die Anzahlungs- und Abschlussrechnung müssen vorab in Ihrem individuellen Bericht eingebaut werden.