Ohne Leistung keine Rechnung – das gilt nicht für die Anzahlungsrechnung. Denn bei dieser Rechnungsart geht es ja gerade darum, eine Vorauszahlung für zukünftige Leistungen zu erhalten.
Besonders bei großen Lieferungen oder Neukunden kann die Anzahlungsrechnung ein veritabler Weg sein. Schließlich schützt man sich als Unternehmer so wenigstens zum Teil vor Zahlungsausfällen und bekommt ein wenig Planungssicherheit.
Genau betrachtet handelt es sich sogar gar nicht um eine Anzahlung, sondern um ein Darlehen oder einen Kredit. Denn Sie stellen die Anzahlungsrechnung schon dann an Ihren Kunden, bevor Sie die Ware geliefert oder die Leistung erbracht haben.
- Vorbereitungen:
- Es empfiehlt sich für Anzahlungsrechnungen einen gesonderten Nummernkreis zu definieren.
- Die Buchungsschlüssel / Finance Templates (FIN21) müssen angelegt sein.
- Eine Fibu-Beleg-Art angelegt werden (Prüftabellen → Finanzen → Dokumenttypen)
- Erstellung des Dokumententyps für den Vertrieb
- Öffnen Sie die Transaktion Prüftabellen (BAS01) – Vertrieb – Dokumenten-Typen
- Erstellen Sie einen neuen Belegtype durch Klick auf den grünen Button + Hinzufügen
- Füllen Sie die entsprechenden Felder, beachten Sie dabei
- Bezeichnung des Dokumentes Vorauszahlungs- oder Anzahlungsrechnung, da dies auch auf den Belegen gedruckt wird.
- Der Nummernkreis, der unter Punkt 1 bereits angelegt wurde
- Rechnungs-Typ Anzahlungsrechnung-Rechnung
- Fibu-Belegart ebenfalls aus Punkt 1
- Finance-Template aus Punkt 1
- Einrichtung des Dokumenten-Workflows
Legen Sie Ihren Workflow fest. Bei der Nutzung von Anzahlungsrechnungen sollte ein Auftrag erfasst werden und aus diesem Auftrag muss dann eine Anzahlungsrechnung erstellt werden können, daher ist ein Workflow einzurichten, der Zulässt, dass aus einem Auftrag eine Anzahlungsrechnung erstellt werden kann.