Man kann den Belegen und Dokumenten in reybex bestimmte Nummernkreise hinzufügen. Wenn beispielsweise die Rechnungen mit einer bestimmten Nummernfolge (z.B.: ab 100000 aufwärts) oder mit einem Präfix (x100000) gekennzeichnet werden soll, geht man so vor:
- Öffnen der Transaktion Prüftabellen [BAS01]
- Tab Systemeinstellungen
- Menüpunkt Nummernkreise
- Standardmäßig sind in reybex bereits Nummernkreise für Kundennummern, Auftragsnummern, Rechnungsnummern und viele weitere zugeteilt.
Wenn man beispielsweise den Nummernkreis für die Rechnungen abändern will,- sucht man nach der Bezeichnung Rechnungen
- klickt in der Zeile auf das blaue Stift-Symbol Bearbeiten
- Anpassung und Bedeutung der Werte/Felder
- aktuellen/letzten Wert im System: Hier trägt man den gewünschten Start-Wert ein. Dieser darf nicht kleiner sein als der aktuelle Wert. Ausnahme: bei der Verwendung von neuen Präfixen, wie z.B. die Jahreszahl, kann der Nummernkreis z.B. auf “0” zurückgesetzt werden.
- Präfix: Ist eine vorgestellte feste Erweiterung des Nummernkreises. Das Präfix kann aus
- Zahlen -> z.B. einer Jahreszahl bestehen 2023
- Buchstaben -> z.B. RG für Rechnung, LS für Lieferscheine um Belegarten leichter voneinander zu differenzieren.
- Sonderzeichen -> um ein Präfix von der eigentlichen Nummer sichtbar abzugrenzen z.B. 2023-xxxxx oder RG-xxxxx
- Bezeichnung: interne Bezeichnung zur Suche
- Nummernkreise: eindeutiger Schlüssel innerhalb von reybex
- Länge des Nummernkreises für führende Nullen: Sie möchten, dass Ihre Rechnungsnummern immer 6 Ziffern haben, der aktuelle Wert ist “5” und Ihr Präfix “RG-” Die Rechnungsnummer wird aus Präfix und aktuellen/letzten Wert im System + 1 zusammengesetzt. Damit ergibt sich die Rechnungsnummer “RG-6”, wenn die Rechnungsnummer aus einer 6-stelligen Ziffer bestehen soll, geben Sie im Feld Länge des Nummernkreises für führende Nullen eine 6 an. So füllt reybex automatisch führende Nullen auf und es ergibt sich die Rechnungsnummer: “RG-000006”. Wenn der aktuellen/letzten Wert im System 2-stellig wird, wird automatisch eine führende Null weniger aufgefüllt, so dass die Rechnungsnummer dann z.B. “RG-000010” lautet.
Wenn man einen neuen Nummernkreis erstellen will, kann man dies mit dem Plus-Symbol Hinzufügen.
Die Nummernkreise werden in den Prüftabellen [BAS01] -> Tab Einkauf / Vertrieb / Finanzen -> Menüpunkt Dokumententyp mit den Dokumententypen verknüpft. Dabei kann ein Nummernkreis durch verschiedene Dokumententypen genutzt werden.
WICHTIG: Ein Nummernkreis, welcher in den Finanzen/Buchhaltung benutzt wird, sollte nicht auch gleichzeitig im Vertrieb verwendet werden. Es würden dann Sprünge in den Dokumententypen geben.