Sie wollen bei der Eingangsrechnungsprüfung mit Prüfgruppen arbeiten?
Voraussetzung:
- Prüfgruppen sind eingerichtet
- Prüfgruppen sind den Benutzern zugewiesen
- Ablehnungsgründe sind eingerichtet
Workflow:
- Generell unterscheidet sich bei der Erfassung der Belege zum Standard-Workflow nichts.
- Eine Unterscheidung gibt es bei dem Schritt Belege als geprüft zu setzen.
- Belege können erst als geprüft markiert werden, wenn die Belege auf der Basis der definierten Prüfgruppen bestätigt wurde.
- Beispiel:
- Prüfgruppe Einkauf prüft in der ersten Instanz
- Prüfgruppe Fibu prüft in der zweiten Instanz
- Beleg wurde erfasst – Status zur Prüfung.
- Ein Mitarbeiter der Prüfgruppe Einkauf, muss den Beleg öffnen, die Positionen einzeln oder komplett bestätigen und den Beleg speichern.
- Ein Mitarbeiter der Prüfgruppe Fibu, muss den Beleg öffnen und die Positionen einzeln oder komplett bestätigen und den Beleg speichern.
- Erst nach der Bestätigung durch die Prüfgruppen kann der Beleg auf geprüft gesetzt werden.
Selbstverständlich ist auch auch möglich, dass eine Mitarbeiter einer Prüfgruppe den Beleg nicht bestätigt. Dazu kann der gesamte Beleg oder einzelne Positionen als abgelehnt gekennzeichnet werden.
- Der Benutzer klickt dazu auf den roten Button Ablehnen bzw. Alle ablehnen.
- Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster in welchem die Auswahl des Ablehnungsgrund definiert werden kann.
- Wählen Sie in der Drop-Down-Auswahl aus den bereits vordefinierten Ablehnungsgründen oder geben Sie einen anderen Grund an.
- Mit dem Klick auf den Speicher-Button wird die Ablehnung innerhalb des Beleges gespeichert.
- Mit dem Klick auf den Button Speichern&Mail wird die Ablehnung in den Beleg gespeichert und das Vorschau-Fenster für den Mail-Versand geöffnet. Dabei wir die Mail-Vorlage gezogen, welche an dem Ablehnungsgrund definiert wurde. Ist die Option des Mail-Versands innerhalb des Ablehnungsgrunds inaktiv erfolgt nur eine Speicherung.
Hinweis: Wenn die Prüfgruppen aus den Prüftabellen BAS01 gelöscht werden, kann auf referenzierte Dokumente nicht zugegriffen werden.