Sie möchten Ihre Lieferanten-Rechnungen oder andere Ausgangsrechnungen als Anhang automatisch an die Eingangsrechnungsprüfung in reybex hochladen.
Voraussetzung:
- Die Dokumenten müssen per Mail an ein IMAP-Postfach z.B. rechnungen@reybex.com gesendet werden.
- Die Mail-Adressen der Absender sollten in den Lieferanten (PUR01) hinterlegt sein (andernfalls können Sie diese händisch im Beleg auswählen). Sollte ein Lieferant mit wechselnden Mail-Adressen arbeiten, können Sie auch das Feld Lieferant innerhalb der Mail-Konten-Einrichtung füllen. Dann ist aber die Voraussetzung, dass die unterschiedlichen Lieferanten, Ihre Mails an unterschiedliche Mail-Adressen schicken und die Mail-Adresse an reybex angebunden sind.
- Das IMAP-Konto muss mit reybex verbunden sein und folgende Optionen:
- Option “Eingangsrechnung für eingehende E-Mails anlegen” = aktiv
- Option “E-Mails autom. vom Server abholen” = aktiv
Prozess-Beschreibung:
- Mails, welche im Postfach ankommen, werden von reybex abgerufen.
- Innerhalb der Transaktion Eingangsrechnungsprüfung (PUR04) wird ein neuer Eintrag erstellt.
- Die Lieferantenfindung erfolgt über die Absender-Adresse der Mail.
- Falls der Lieferant nicht gefunden wurde, muss dieser in der Eingangsrechnungsprüfung nachgetragen werden:
- An das Dokument in der Eingangsrechnungsprüfung wird die Anlage der Mail als Anhang hochgeladen.
- Beträge / Artikel etc. können nicht automatisch aus dem Anhang ausgelesen werden
- Aus dem erstellten Dokument kann nun die Eingangsrechnungsprüfung fortgeführt werden.