Eingangsrechnungsprüfung

Erfassen Sie Ihre Eingangsrechnungen in reybex, verknüpfen Sie Ihre Eingangsrechnungen, wenn es sich um Warenlieferungen handelt, direkt mit dein Einkaufsbestellungen und verbuchen Sie die Belege direkt in die Finanzbuchhaltung.

Die Eingangsrechnungen können über die Transaktion Eingangsrechnungsprüfung (PUR04) erfasst und verbucht werden.

Belegerfassung

Für die Detailerfassung von Eingangsrechnungen öffnen Sie die Transaktion Eingangsrechnungsprüfung [PUR04]. Klicken Sie auf den Button mit dem + Neue Rechnung/Gutschrift und erstellen eine neue Eingangsrechnung. 

• Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster hier müssen Sie den Lieferanten und den Belegtyp auswählen und klicken Sie auf Anlegen
• Die Lieferantendaten werden automatisch aus dem Lieferantenstamm gezogen. Können aber optional noch angepasst werden
• Füllen Sie die Felder mit den roten Sternchen aus und tragen Sie in die Felder Netto, MwSt und Brutto die Werte des Beleges ein.
• Über die Checkbox Brutto-Rechnung ? steuern Sie, ob die Preise aus den Positionen als Brutto- oder Netto-Beträge angesehen werden sollen.
• Über den Button Lieferant ändern, kann im Nachgang nochmal der Lieferant geändert werden.
• ext.-RE-Nummer = Rechnungsnummer Ihres Lieferanten
• Status = ist bei der Erfassung automatisiert zur Prüfung, wird bei der Verbuchung bzw. beim Durchlauf der Prüfgruppen entsprechend angepasst
• bestätigende Person =  wird beim Durchlauf der Prüfgruppen entsprechend angepasst
• Zahlungskondition = Zuweisung einer Zahlungskondition, wird aus dem Lieferanten übernommen, kann bei Bedarf aber geändert werden
• Zahlungsart = Zuweisung einer Zahlart, wird aus dem Lieferanten übernommen, kann bei Bedarf aber geändert werden
• Steuer-Inland = Steuerschlüssel, welcher aus dem Lieferanten übernommen wird
• Geschäftsbereich = Zuweisung eines Geschäftsbereiches, wird aus dem Lieferanten übernommen
• Kostenstelle = Zuweisung einer Kostenstelle
• Währung = Zuweisung einer Währung, wird aus dem Lieferanten übernommen, kann bei Bedarf aber geändert werden
• Valuta-Datum = Die Valuta oder Wertstellung bezeichnet das Datum, ab dem Kontobewegungen wirksam werden.
• Währungskurs = Umrechnungskurs bei Belegerfassung abweichend zur Hauswährung. Wechselkurs wird aus der FIN03 gezogen.
• RE-Datum = Belegdatum, Datum an dem Ihr Lieferant die Rechnung ausgestellt hat
• Buchungsdatum = Datum an welchem der Beleg in reybex erfasst wurde
• Fälligkeitsdatum = Datum der Fälligkeit, errechnet sich aus Zahlungskondition
• Lieferdatum = Datum des Wareneingangs
• IBAN = Standardmäßig wird die IBAN der ersten Bankverbindung angezeigt, die beim Lieferanten hinterlegt ist. Sollte jedoch ein Eintrag als “Hauptbank” markiert sein, wird immer diese IBAN angezeigt, unabhängig davon, an welcher Position der Eintrag steht.

Erfassung der Belegpositionen

• Um die Positionen in die Prüfung zu laden haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
  • Über den Einkaufswagen können Sie Positionen aus Einkaufsbestellungen in die Eingangsrechnung laden.
  • Über den Button Warenbewegungen kopieren können Sie Buchungen des Lagers reinholen.
  • Über den Button Rechnungspositionen abrufen können Sie Vertriebsbelegpositionen reinholen.
  • Über den Button + Konto könnten Sie direkt ein Konto ansprechen.
  • Über den Button + neue Position können Sie manuell Artikel einfügen. Hierbei wird eine leere Position erstellt, in der Sie dann den entsprechenden Artikel auswählen können.
  • Über den Button + batch können Sie manuell Artikel einfügen. Hierbei erscheinen die Artikel in einem Pop-Up-Fenster und können direkt in die neue Position gepackt werden

ACHTUNG: Mit dem Button Warenkorb „Bestellpositionen importieren“ werden nur Lieferschein-Nr. oder Positionen angezeigt, bei denen der Wareneingang aus einer EK-Bestellung „Button: Wareneingang aus EK-Bestellungen“ durchgeführt wurde. Wenn ein Wareneingang manuell oder über CSV durchgeführt wurde und eine Lieferschein-Nr. enthält, wird diese nicht in dem Button “Warenkorb in der Eingangsrechnung” angezeigt. Artikel ohne Wareneingang sind ebenfalls gelistet, zur Verarbeitung von Streckengeschäften.

• Zu/Abschläge für den gesamten Beleg können unter dem gleichnamigen erfasst werden.
  • Klicken Sie auf den grünen Plus-Button
  • Wählen Sie die gewünschte Zu/Abschlagsart und setzen Sie den entsprechenden Zu/Abschlagswert.

• Zu/Abschläge auf Positionseben können unter dem Tab Position erfasst werden.
  • Klicken Sie auf den grünen Button mehr sehen rechts an der entsprechenden Positionszeile
  • Klicken Sie auf den grünen Plus-Button
  • Wählen Sie die gewünschte Zu/Abschlagsart und setzen Sie den entsprechenden Zu/Abschlagswert.

• Zu/Abschläge auf Positionseben unter Nutzung von Standard-Rabatten-Typen
  • innerhalb der Positionszeilen können Sie direkt Rabatte erfassen
  • Tragen Sie den Zu-/Abschlags-Wert bzw. den Zu-/Abschlags-Satz in das Feld Rabatt der Positionszeile ein und klicken Sie auf eines der beiden Button % bzw. € um anzugeben, ob es sich beim dem Zu-/Abschlag um einen prozentualen Rabatt oder um einen wertmäßigen Rabatt handelt.
  • Voraussetzung für die Nutzung
    • innerhalb der Prüftabellen (BAS01) müssen entsprechende Zu/Abschläge definiert sein
      • Quelle Einkauf
      • Artikel-Rabatt
      • Änderbar
      • Standard
      • Menge oder Prozentsatz: Betrag oder Prozent, in Abhängigkeit von der Auswahl der beiden Button % bzw. €
    • Hinweis: es muss eine eindeutige Konfiguration existieren

• An die Beleg in reybex können unter dem Tab Anhänge bzw. in dem rechten Bildschirmbereich auch die Belege z.B. als PDF o.ä. angehangen werden
  • Klicken Sie auf den Button Datei-Suchen und wählen Sie eine Datei, die an dem Beleg hochgeladen werden soll. Alternativ können Sie auch per Drag&Drop Ihre gewünschten Anhänge hochladen.
  • Wenn Sie im rechten Bereich auf den Datei klicken, wird diese geöffnet. Entsprechend der Konfiguration innerhalb des Benutzer-Profils – Systemeinstellungen – Eingangsrechnungsanhänge in eigenem Fenster öffnen erfolgt die Öffnung in einem gesonderten Browser-Fenster bzw. im gleichen Fenster.

Verbuchung

• Alle Positionswerte werden zusammen addiert und mit den Belegwerten abgeglichen. Wenn alle Positionen passen, setzen Sie den Status auf geprüft und speichern Sie den Beleg. Sollten Sie mit Prüfgruppen arbeiten, beachten Sie bitte einen gesonderten Workflow.

• nach dem Speichern als geprüft, kann der Beleg auch in die Buchhaltung übergeben. Nutzen Sie zur Übergabe an die Fibu den Button mit dem Doppelpfeil. Alternativ können Sie auch den Status auf gebucht setzen und speichern.

Jetzt können Sie die Eingangsrechnung in der Transaktion Offene Posten [FIN07] unter Lieferanten sehen. Das Fälligkeitsdatum wird aus den Belegdaten und den Zahlungskonditionen errechnet.

Hinweise:

Es besteht die Möglichkeit verschiedene Belegtypen zu definieren. Öffnen Sie die Transaktion der Prüftabellen [BAS01], wählen Sie dort den Bereich Einkauf und dort Dokumententypen Rechnungsprüfung.

Ob der Button: meine Rechnungen in der Übersicht im Standard aktiv ist, kann in der Benutzerverwaltung (SYS08) pro Benutzer individuell vorher eingestellt werden.

In größeren Unternehmen ist die Eingangsrechnungsprüfung durch einen einzelnen Benutzer nicht zulässig. Hierzu können Sie Prüfgruppen definieren und den einzelnen Benutzern zu ordnen.

Erfasste Eingangsrechnungsprüfungen können als gelöscht markiert werden. Klicken Sie hierzu auf den Button-Papierkorb. Die Dokumente sind damit aber nicht komplett aus dem System verschwunden sondern erhalten nur den Flag gelöscht und werden damit auf den Tab gelöscht verschoben. Eine Reaktivierung ist möglich, wenn Sie ein gelöschtes Dokument öffnen und die Löschung wieder zurücknehmen.