Die Eingangsrechnungsprüfung für Gutschriften bietet eine effiziente Möglichkeit, Gutschriften nach Retouren zu verwalten und zu buchen. Dieser Workflow unterstützt Sie bei der korrekten Handhabung von Retouren, einschließlich bei der Verbuchung von Gutschriften.
Schritt 1: Retouren-Abwicklung
- Gründe für Retouren-Abwicklung festlegen: Die Retouren können verschiedene Gründe haben, wie etwa “falsche Ware geliefert”, “falsche Ware bestellt”, “Reklamation wegen Qualität / Defekt” oder andere. Diese Gründe werden einkaufsseitig festgelegt.
- Vorbereitung der Ware: Wenn die Ware noch nicht im Lager vereinnahmt wurde, wird sie beiseite gestellt, um eine spätere Vereinnahmung oder Rücksendung zu ermöglichen.
- Ausbuchen der Ware: Falls die Ware bereits eingebucht wurde, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Die Ware kann in den Sperrbestand umgebucht werden, um eine spätere Verwendung zu ermöglichen.
- Die Ware kann auch direkt ausgebucht werden.
- Kommunikation mit dem Lieferanten: Dem Lieferanten wird die Reklamation oder Retour mitgeteilt, und es wird die Kostenübernahme für den Transport oder andere Aspekte vereinbart.
- Manuelle Erfassung von Warenbegleitscheinen: Die Warenbegleitscheine müssen manuell außerhalb des Systems erfasst werden.
Schritt 2: Gutschriftserfassung innerhalb der Eingangsrechnungsprüfung
- Erhalt der Gutschrift: Der Lieferant sendet eine Gutschrift als Antwort auf die Retour.
- Erfassung in der Eingangsrechnungsprüfung: Für die Detailerfassung von Eingangsrechnungen öffnen Sie die Transaktion Eingangsrechnungsprüfung [PUR04]. Klicken Sie auf den Button mit dem + Neue Rechnung/Gutschrift und erstellen eine neue Eingangsrechnung. Dieser Prozess ähnelt der Erfassung einer Eingangsrechnungsprüfung.
- Erfassung der Belegpositionen: Bei der Gutschriftserfassung müssen Artikel manuell hinzugefügt werden, falls sie nicht automatisch erkannt werden. Dies ermöglicht die korrekte Zuordnung der Gutschrift zu den zurückgesandten Artikeln.
- Verbuchung: Die Gutschrift kann direkt auf ein spezifisches Konto gebucht werden, ohne dabei auf das Kopieren von Warenbewegungen oder Einkaufsbestellungen zurückzugreifen.
Hinweise
Der Belegtyp muss im Vorfeld in der Prüftabelle definiert werden. Öffnen Sie die Transaktion der Prüftabellen [BAS01], wählen Sie dort den Bereich Einkauf und dort Dokumententypen Rechnungsprüfung.