Workflow: Auftragsabwicklung – (reybex 2.0)

Aufträge bearbeiten, Lieferschein/Rechnung erstellen, Versandetiketten drucken, FiBu-Übergabe

Allgemeine Informationen

A) Drucker
Bevor Sie mit Ihrer Auftragsabwicklung starten, richten Sie Ihren Drucker ein. Sie brauchen:

• einen DIN A4-Drucker für Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Kommisionierlisten usw. 
• einen Zebra-Drucker für Versandetiketten.  

B) Rechnungsversand
Sofern Sie die E-Mail-Automatisierung nicht nutzen, empfehlen wir, die Rechnungen manuell per E-Mail an die Kunden zu versenden.

C) Bestellimporte
Sie können außerdem das Intervall für die automatisierten Bestellimporte einstellen. Jede importierte Bestellung wird in reybex automatisch als Auftrag angelegt. 

Aufträge

Öffnen Sie die Transaktion Vertriebsbelege [SAL05] -> Klicken Sie auf das leere Feld unter Bezeichnung und tragen Sie Auftrag ein, um nach diesem Begriff zu filtern. Jetzt werden alle offenen Aufträge angezeigt (unbearbeitete Aufträge ohne Lieferschein/ Rechnung). Aufträge mit Liefersperre werden nicht angezeigt. Wenn Sie die Aufträge mit Liefersperre sehen wollen, entfernen Sie den Filter in der Spalte Liefersperre.
Vorab ein Video, um sich mit den Vertriebsbelegen vertraut zu machen:

Im Video abgebildet ist reybex 1.0

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Aufträge zu bearbeiten.

Im Video abgebildet ist reybex 1.0

Möglichkeit A – mit sorgfältiger Prüfung der Daten

1. Markieren Sie den Auftrag mit einem Häkchen -> Klicken Sie auf Bearbeiten (Stift-Button).
2. Achten Sie auf Folgendes:

• Liefersperre vorhanden? Bearbeitung nur mit Rücksprache.
• Tab Empfänger: Sind die Adressfelder korrekt ausgefüllt?
• Tab Bedingungen: Stimmen die Angaben zum Versand?/ Ist der Zahlstatus auf komplett bezahlt?

   3. Wenn alles stimmt, klicken Sie auf Neu (grüner Plusbutton)-> Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp zur Weiterbearbeitung des Auftrags aus -> Klicken Sie auf OK.

Möglichkeit B – schnell, ohne Versandetikettdruck

1. Markieren Sie den Auftrag mit einem Häkchen -> Klicken Sie auf Neu.
2. Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus -> Klicken Sie auf OK.

Möglichkeit C – schnell, mit Versandetikettdruck, mehrere gleichzeitig bearbeiten

Im Video abgebildet ist reybex 1.0

Markieren Sie die Aufträge mit einem Häkchen -> Rechtsklick auf einen der markierten Aufträge > Klick auf Versenden. 

1. Wählen Sie die gewünschten Belege/Dokumente/Etiketten aus -> Klicken Sie auf OK.
2. In dem automatisch erstellen Report sehen Sie, für welche Aufträge erfolgreich die Weiterbearbeitung erstellt wurde. Arbeiten Sie im Browser, so erstellt reybex jetzt pro Belegtyp und für die Etiketten (falls ausgewählt) jeweils ein PDF zum Download.
3. Pakete anhand der Lieferscheine packen und versandfertig machen. Lieferscheine und Etiketten haben die gleiche Reihenfolge im Ausdruck.

Abschließende FiBu-Übergabe

Im Video abgebildet ist reybex 1.0

1. Öffnen Sie die Transaktion Fibu-Übergabe (Vertrieb) [SAL11] -> Gewünschte Belege mit einem Häkchen markieren. 
2. Klicken Sie auf den weißen Button PDF-Export oder Excel-Export oder:
3. Wenn Sie die FiBu-Funktion in reybex nutzen, klicken Sie auf den grünen Button FiBu-Übergabe.
4. Die in die FiBu übergebenen Belege finden Sie nun in der Transaktion Allgemeine FiBu-Buchungen [FIN06].

BEACHTEN SIE: Sofern eine Rechnung noch nicht beglichen ist, finden Sie sie in der Transaktion Offene Posten [FIN07] wieder. Falls Sie die vollständige Finanzbuchhaltung nutzen (in der Enterprise-Edition enthalten), werden beglichene Rechnungen in der Transaktion Auszifferung/Matching [FIN08] aufgeführt.

Wie Sie Gutschriften in die FiBu übergeben, erklären wir Ihnen in dem Artikel Gutschriften in die Finanzbuchhaltung übergeben.