Vertriebsbelege: Mail-Versand

Aus reybex können Vertriebsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Angebote direkt an die Kunden per Mail versendet werden.

Mit den beiden Optionen, manuellem Versand und automatisiertem Versand, bietet reybex flexible Möglichkeiten für den Versand von Vertriebsbelegen.

A) manuellen Versand

Dies bezieht sich darauf, dass Sie die Kontrolle über den Versandprozess haben. Nachdem Sie einen Vertriebsbeleg erstellt haben, können Sie selbst entscheiden, wann Sie diesen an den Kunden senden möchten.

• Öffnen Sie dazu den gewünschten Beleg oder suchen Sie den gewünschten Beleg in der Beleg-Übersicht und markieren Sie diesen.
• Klicken Sie auf den Button Mail-Versand
• Wählen Sie zwischen den Optionen:
  • Direktversand
    • Der Mail-Versand wird vorgenommen. Eine manuelle Bearbeitung ist nicht möglich.
    • Die Mail-Vorlage wird aus den definierten Mail-Regeln gezogen. Dementsprechend werden auch Absender, Betreff, Mail-Text und Anlagen übernommen.
    • Die Mail-Empfänger werden aus den Beleg- bzw. Kundendaten gezogen.
      • Mail-Empfänger – Auftrag
      • Mail-Empfänger – Lieferschein
      • Mail-Empfänger – Rechnung
  • Vorschau
    • Zum Mail-Versand wird ein Pop-Up-Fenster geöffnet.
    • Mail-Empfänger werden wie auch beim direkten Versand aus den Beleg- bzw. Kundendaten gezogen
      • Mail-Empfänger – Auftrag
      • Mail-Empfänger – Lieferschein
      • Mail-Empfänger – Rechnung
    • Absender, Betreff, Mail-Text und Anlagen werden aus dem Standard-Template übernommen, welches für den Mail-Versand dieses Dokumententyps in den Mail-Regeln definiert ist. Die Einträge können optional bearbeitet werden.
    • Soll für den Mail-Versand ein abweichendes Mail-Template verwendet werden, kann dies in der Drop-Down-Auswahl des Feldes E-Mail-Vorlage ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass die Mail-Vorlagen für die Nutzung innerhalb der Vertriebsbelege die Checkbox. Vertrieb aktiv gesetzt haben müssen, sonst werden Sie hier nicht angezeigt.

B.) automatisierten Versand

Hierbei handelt es sich um eine automatische Funktion, bei der reybex den Versandprozess für Sie übernimmt. Sie können bestimmte Regeln oder Trigger festlegen, die den automatischen Versand auslösen. Das könnte beispielsweise bedeuten, dass Rechnungen automatisch per E-Mail versendet werden, sobald sie erstellt wurden. Die Automatik trägt zur Effizienz und Zeitersparnis bei.

Die Einrichtung des Automatischen Mail-Versand erfolgt in der Transaktion E-Mail-Workflow [BAS21].