Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und andere Belege in reybex bearbeiten und verwalten
Die Logik hinter den Vertriebsbelegen
Vertriebsbelege sind Belege in deiner Datenbank, welche die Geschäftsvorfälle im Vertrieb abbildet.
In der Transaktion Vertriebsbelege [SAL05] finden Sie alle erstellten Belege, die Sie bearbeiten, ausdrucken oder auch per E-Mail schicken können.
Für jede in reybex eingehende Bestellung wird ein Auftrag angelegt, den Sie bearbeiten können. Aus Angeboten können Sie Aufträge erstellen, aus Aufträgen Rechnungen, aus Rechnungen Lieferscheine usw. ohne alle Daten erneut eingeben zu müssen, denn sie werden aus dem “Vorbeleg” automatisch übernommen. Selbstverständlich können Sie jederzeit auch händisch eine neue Belegreihe für eine Bestellung anlegen.
Nun möchten wir Ihnen den Umgang mit Vertriebsbelegen zeigen.
Vertriebsbelege erstellen
Über die Transaktion Vertriebsbelege [SAL05] öffnen Sie eine Tabelle, in welcher Ihre offenen Belege angezeigt werden. Dies können Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Aufträge Gutschriften usw. sein.
Erledigte Belege anzeigen
Standardmäßig ist in der Tabelle zu den Vertriebsbelegen der Filter so gesetzt, dass alle nicht erledigten, also offenen Belege angezeigt werden. Wenn Sie die erledigten Belege sehen möchten, klicken Sie in der Tabellenspalte Status neben dem Begriff erledigt auf das gelbe X. Nun werden zusätzlich Belege angezeigt, welche bereits erledigt sind. Wenn Sie nur die erledigten Belege sehen möchten, dann klicken Sie auf das kleine Dreieck neben der Spaltenüberschrift Status und geben den Filter entsprechend ein. Alternativ tragen Sie in das Feld unter der Spaltenüberschrift Status das Wort offen ein. Dann werden alle offenen Belege von der Ansicht ausgeschlossen.
Hinweis: Ein Beleg wird so lange als offen angezeigt, bis der darauf folgende Beleg erstellt wurde: Aus einem Angebot wird ein Auftrag. Dann wird das Angebot als erledigt angezeigt. Aus einem Auftrag wird ein Lieferschein: Der Auftrag wird als erledigt angezeigt. Aus einem Lieferschein wird eine Rechnung: Der Lieferschein wird als erledigt angezeigt. Die Rechnung wird in der Regel immer so lange als offen angezeigt, bis eine Gutschrift erstellt wird.
Layout wählen
Oberhalb der Tabelle gibt es den Button fürs Ausdrucken der Belege.
Wählen Sie einen oder mehrere Belege aus, indem Sie in den Checkboxen davor die Häkchen setzen und gehen Sie auf den Drucken-Button.
Es öffnet sich das Drucker-Menü. Hier haben Sie die Auswahl zwischen mehreren Layouts. (Die Layouts legst du in den Prüftabellen [BAS01] fest. Hierfür ist es ratsam einen fachlich versierten Kollegen heranzuholen, da die Vorlagen als JRXML-Datei hinterlegt werden. Gerne können Sie auch das reybex Team hierzu ansprechen.)
Nachdem Sie ein Layout ausgewählt haben, können Sie wählen zwischen:
Datei speichern: Die Belege stehen im Download-Ordner Ihres Rechners bereit.
Druckvorschau: Die Belege werden als PDF Dokument zur Vorschau angezeigt.
Drucken: Die Belege werden sofort ausgeduckt.
E-Mail-Adressen-Findung
Belege versenden Sie ganz leicht per E-Mail. Setzen Sie das Häkchen bei dem Beleg, der verschickt werden soll und klicken Sie auf den E-Mail-Button. Wählen Sie Vorschau aus, wenn Sie die E-Mail noch einmal prüfen oder editieren möchtest. Mit Klick auf Direktversand wird sie sofort verschickt.
Die E-Mail mit der Rechnung wird an die Adresse zugesendet, die in den Kontakten der Firma/Person eingetragen ist.
Wenn Sie sich im Vorschaufenster befinden, können Sie mit Klick auf den Plus-Button weitere Dateien anhängen:
Den Empfänger können Sie auch selbst ändern und neu auswählen oder, falls es ihn in der vorhandenen Liste nicht gibt, händisch eintragen.
Weitere Bedienelemente
Aus jedem Vertriebsbeleg können Sie einen neuen Beleg erstellen. Zum Beispiel können Sie aus einem Auftrag direkt einen Lieferschein erstellen. Wählen Sie den Auftrag aus, klicken Sie auf den Neu-Button und wählen Sie Lieferschein.
Mit einem Klick auf den Senden-Button importieren Sie Ihre Bestellungen von Ihren Online Shops und Online Marktplätzen.