Der Kunde hat bei Ihnen einen Artikel gekauft und die Bestellung wurde als Auftrag importiert. Der Auftrag wurde über den Zahlungsabgleich der Eingangszahlung aus PayPal zugeordnet. Die Rechnung wurde erzeugt und dem Kunden zugeschickt. Der Kunde hat nun aber den Auftrag nach x Tagen storniert. Nun erzeugen Sie in reybex aus der Rechnung eine Gutschrift.
Voraussetzungen für eine Rückerstattung/ -zahlung
Um aus reybex eine Rückerstattung /-zahlung zu erstellen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Ihr PayPal Konto muss in der Administration als Bankverbindung angelegt sein
- PayPal muss über den Zahlungsabgleich mit reybex verbunden sein
- Die Rechnung, aus der die Gutschrift erstellt wird, muss der PayPal Zahlung zugeordnet werden (Zuordnung zum Auftrag oder Rechnung möglich), bevor die Gutschrift aus der Rechnung erstellt wird
- Die Zuordnung Auftrag/Rechnung zur Eingangszahlung vom Kunden wird als Referenz für die Rückerstattung /-zahlung genommen
- Die Rückerstattung /-zahlung kann nicht höher sein als die Eingangszahlung
- Der Betrag der Rückerstattung /-zahlung ist der Bruttobetrag aus der jeweiligen Rechnung woraus die Gutschrift erstellt wird
- Wenn die Gutschrift gespeichert wurde, kommt ein Button in den Belegdetails unter der Zahlungsart. Der Button hat die Bezeichnung “PayPal Rückzahlung”
- Wenn dieser Button geklickt wird, werden Sie nochmals gefragt, ob Sie wirklich eine Rückerstattung erstellen möchten.
Eine PayPal Rückzahlung können Sie über zwei Wege in reybex durchführen.
1. Rückzahlung/Refund durch eine Kunden-Reklamation oder eine Rechnungskorrektur
1. Gehen Sie in die Transaktion Rechnungen [SAL18].
2. Markieren Sie die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf den grünen Button “In Rechnung umwandeln”.
3. Wählen Sie als Vertriebsbelegtyp “Ausgangsgutschrift” und speichern Sie diese.
4. Handelt es sich um die Zahlungsart PayPal, erscheint nun in der Gutschrift neben der Zahlungsart ein orangener Button, mit dem der Gesamtbetrag der Rechnung auf Knopfdruck zurücküberwiesen werden kann. Dabei wird eine neue Transaktionsnummer in den Storno-Auftrag geschrieben.
5. Der abgebuchte Betrag wird dann wieder automatisch im Zahlungsabgleich Online [FIN16] dem Storno-Auftrag zugeordnet.
Weitere Informationen zur Stornierung von Gutschriften/ Vertriebsbelegen finden Sie hier: https://docs.reybex.com/kb/stornierung-gutschrift-von-vertriebsbelegen/
2. Rückzahlung bei Auftrags-Storno
1. Gehen Sie in die Transaktion Aufträge [SAL16] und markieren Sie den gewünschten Auftrag.
2. Klicken Sie auf den grünen Button “In Lieferschein umwandeln” und wählen Sie als Vertriebsbelegtyp “Auftrags-Storno”. Hier können Sie auch Positionen löschen oder Beträge anpassen. Damit sind Sie in der Lage, individuelle Stornos oder auch Teil-Stornos zu erstellen.
Hinweis: Den Vertriebsbelegtyp Auftrags-Storno müssen Sie zuvor in den Prüftabellen [BAS01] -> Vertrieb -> Dokumententypen wie folgt erstellen:
3. Nach dem Speichern des Storno-Belegs wird neben der PayPal Zahlungsart das Icon für den Refund sichtbar. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Betrag mittels PayPal gutgeschrieben.
Wichtig ist, dass die Transaktionsnummer im Storno-Beleg ebenfalls überschrieben wird. PayPal vergibt für die Refunds eine neue Transaktionsnummer. Dies ist wichtig für den späteren Zahlungsabgleich.