Voraussetzung für die Nutzung des Mahnwesens ist die Einrichtung der Mahnstufen und dass die Rechnungen in die Finanzbuchhaltung übergeben wurden.
- Öffnen Sie zum Erstellen der Mahnungen die Transaktion Mahnwesen [FIN09].
- Über die Tabs “Aufträge”, “Rechnungen”, “Aufträge / Rechnungen” können Sie vorauswählen, für welche Belege Sie die Mahnungen erstellen wollen.
- Zusätzlich können Sie über den Erweiterten Filter weitere Eingrenzungen treffen z.B. Geschäftsbereich, Vertreter, Zahlungsart, Zahlungskondition.
- Markieren Sie die Belege, welche Sie Mahnen möchten und klicken Sie
- A.) auf den Button “Mahnen” – um die Mahnung als PDF zu erstellen und ggf. auszudrucken.
- B.) auf den Button “Mahnen per Mail” – um die Mahnung per Mail an die Kunden zu versenden. Hier haben Sie wiederum 2 Möglichkeiten zur Auswahl:
- automatisch (Direktversand) oder
- Dialog (mit Öffnen des Vorschaufensters)
- nach der Auswahl der Druck- / Versand-Option bekommen Sie nochmal die Frage gestellt: “Möchtest du wirklich diesen Beleg mahnen?”
- Mit der Bestätigung, wird die Mahnstufe um 1 erhöht und das heutige Datum als Mahndatum am offenen Posten abgestellt. Außerdem wird die Mahnung entsprechend Ihrer Auswahl erstellt bzw. versendet.
Die aktuelle Mahnstufe von Belegen kann in der Transaktion Offene Posten [FIN07] eingesehen werden.
Ein Protokoll Ihrer angemahnten Belege finden Sie in der FIN58: https://docs.reybex.com/kb/mahnprotokoll-fin58/
An welche Kontaktperson / E-Mail Adressen werden die Mahnungen gesendet.
Es wird zuerst geschaut, ob es eine Kontaktperson im Kunden gibt, welches den Fleck “Mahnung” aktiv hat. Wenn dies zutrifft wird die Mahnung an die E-Mail Adresse der Kontaktperson gesendet. Wenn zwei oder mehr Kontaktpersonen den Fleck “Mahnung” haben, bekommen alle die Mahnung per E-Mail.
Hat keine Kontaktperson im dem Kunden den Fleck “Mahnung” aktiv, dann wird geschaut, ob eine Kontaktperson den Fleck “Rechnungsversand p. E-Mail” aktiv hat. Dann wird Mahnung an diese Kontaktperson gesendet. Wenn zwei oder mehr Kontaktpersonen den Fleck “Rechnungsversand p. E-Mail” haben, bekommen alle die Mahnung.
Wenn beide oberen Punkten nicht zutreffen, wird die Mahnung an die Kunden E-Mail im Info Bereich gesendet.
Welche Belege laufen in das Mahnwesen?
- Generell werden alle Rechnungen gelistet, welche vom Fälligkeitsdatum überfällig sind.
- Ausgenommen werden:
- Belege von Kunden, welche für die Mahnungen inaktiv gesetzt sind.
- Belege, welche bereits gemahnt wurden und die neuen zusätzlichen Zahlungsfrist (Mahntage) noch nicht wieder verstrichen ist
- Belege, welche einen Zahlungsart mit sich führen, welche zur Mahnung ausgeschlossen ist.