Kasse – Ein Funktionsüberblick

Bei der reybex Kasse handelt es sich um eine PC Kasse, die als „offenes System“ gekennzeichnet wird, da die Soft- und Hardware getrennt voneinander bezogen werden kann. 

Eine Kassensturzfunktion gewährleistet den Abgleich der Kasse mit den Aufzeichnungen und dient der ordnungsgemäßen Dokumentation.

1. Allgemeine Funktionsbeschreibung

Um die reybex Kasse zu öffnen, geben Sie in das Suchfeld oben links den Transaktionscode PC Kasse (CAS01) ein.

1.1 Kassenlogik

Jedes Unternehmen kann mehrere Kassen anlegen. Das ist nützlich, wenn Sie zum Beispiel mehrere Filialen haben oder ein größeres Ladengeschäft besitzen,  in welchem Sie mehrere Kassen benötigen. An jeder dieser Kassen können unterschiedliche Benutzer arbeiten. Sie loggen sich einfach mit ihren reybex-Zugangsdaten ein. reybex zeichnet exakt auf, wer wann an welcher Kasse gearbeitet hat. An einer Kasse kann immer nur ein Benutzer angemeldet sein. Somit sind die aufgezeichneten Daten immer eindeutig.

1.2 Zusatzgeräte 

An Ihre reybex Kasse können Sie folgende Geräte anschließen: 

• Kassen-Monitor
• kleiner Kunden-Monitor 
• BON-Drucker
• Drucker zum Ausdruck von Rechnungen
• Magnetkartenlesegerät
• Kassenschublade

Eine Aufstellung von empfohlener Hardware stellen wir Ihnen hier zur Verfügung.

Ihre Drucker verbinden Sie mit Ihrer Kasse, indem Sie in die Transaktion Prüftabellen (BAS01) gehen und einen neuen Eintrag für deinen Drucker hinterlegen.

1.3 Zugangsrechte

Sie können für Ihre Mitarbeiter, wenn sie mit der Kasse arbeiten, bestimmte Feldrechte einrichten. Das bedeutet, ein Mitarbeiter kann nur bestimmte Felder bearbeiten oder sehen. Es gibt die folgenden Transaktionen für die Kasse:

• PC Kasse [CAS01]
• Kassen Verwaltung [CAS02]
• Kassenbelege [CAS03]

Die Einstellungsmöglichkeiten für die Feldrechte finden Sie unter System > Benutzer Liste > Klicken Sie auf den Benutzer > Rollen Zuordnung

Hier können Sie dem Benutzer eine vordefinierte Rolle zuweisen, der die entsprechenden Rechte zugeteilt worden sind. Eine Erläuterung zu den Rollen finden Sie hier.

1.4 Belege

Jeder Beleg ist einmalig. Das bedeutet, reybex vergibt automatisch jedem Beleg eine individuelle Belegnummer, die jeweils um 1 hochgezählt wird. Grundlage bildet der angegebene Nummernkreis. Auf dem Beleg befinden sich der Unternehmensname mit Anschrift, Fax-Nr., E-Mailadresse, Website URL, USt.-IdNr., Belegnummer,  Ausstellungs-Datum/-Uhrzeit, Ansprechpartner (Kassierer), Artikel mit Artikelnummer, Stückzahl, Einzelpreis, Brutto-Gesamt-Preis, Preis/Währung,  Zahlungsbetrag inkl. Umsatzsteuer, Bezahlsumme, Rückgabesumme des Restgeldbetrags, Zahlungsart, Steuersätze, Nettobetrag pro Steuersatz,  Summe des jeweiligen Steuersatzes, Steuersatz Brutto. 

1.5 Dokumentation der Belege und des Benutzers

Jede Handlung eines Benutzers an einer Kasse wird genau dokumentiert. reybex zeichnet jede Kassenhandlung exakt  mit Tag/Monat/Jahr Stunden:Minuten:Sekunden auf. Diese Informationen können Sie jederzeit abrufen und ausdrucken. 

Alle Belege, BONs, Kassenstürze und Kassenabschlüsse die Sie mit Ihrer reybex Kasse erzeugen, werden automatisch, lückenlos, unveränderlich und unwiderruflich in die Buchhaltung übergeben. Diese Daten finden Sie jederzeit in der Transaktion Kassen Verwaltung (CAS02).

1.6 DATEV-Export

Ihre Kassenbelege können Sie jederzeit per DATEV-Export an Ihren Steuerberater übergeben. Ihre Belege finden Sie in der Transaktion DATEV-Export (FIN17). Nach Mausklick auf Buchungsstapel exportieren oder auf Debitoren und Kreditoren exportieren erzeugt reybex eine CSV-Datei, die Ihr Steuerberater weiterverarbeiten kann. 

1.7 Manuelle Kassenbuchungen

Alle manuellen Kassenbuchungen werden von reybex lückenlos und unveränderlich aufgezeichnet.

1.8 Primanota

Ihre reybex Kasse entspricht den Grundätzen für die ordnungsgemäße Buchführung (GoBD), wie sie vom Bundesfinanzministerium vorgeschrieben sind. Demnach müssen die Aufzeichnungen einer POS Kasse eindeutig, lückenlos und jederzeit nachprüfbar sein. Die Primanota ist Ihr Kassenjournal. Dort werden alle Kassenbewegungen den GoBD-Grundsätzen gemäß in zeitlicher Reihenfolge geordnet aufgezeichnet. Jede Buchung können Sie jederzeit zurückverfolgen und anhand der gespeicherten Belege nachweisen, ausdrucken und exportieren. Jegliche Veränderung an den Buchungssätzen wird aufgezeichnet und gekennzeichnet. 

1.9 Standard Funktionen

• Per Touchscreen kompatibel 
• Beliebig viele Kassen ablegbar 
• Oberfläche ist Barcode Scanner fähig
• Ausführlicher Kassenabschlussbericht (Z-BON)
• Verschiedene Zahlungsarten möglich (Bar,EC-Karte, etc.)
• Individuelle Texteingabe zu jederArtikel-Position auf dem Bon
• Anzeige der gegebenen Rabatte eines Tages beim
• Kassenabschluss
• Anzeige der Menge von Kassenbons eines Tages beim Kassenabschluss
• Rabattierung pro Artikel oder auf die gesamte Bestellung möglich
• Individueller Rabatt pro Kunde auf den gesamten Kassenbon bei Eingabe einer Kundennummer
• Anzeige eines Mini-Produktbildes in der Produktübersicht
• Abrechnung gleicher Produkte mit unterschiedlichem MwSt.-Satz (z. B. für die Gastronomie)
• Oberfläche für den Preisscan im Laden
• Einfacher DATEV Export 
• Gutscheinverkauf und Einlösung direkt an der Kasse per Barcode möglich
• Automatische Generierung von fortlaufenden Belegnummern pro Kasse
• Jeder Kassen-BON hat eine eindeutige Nummer im System und ist nicht mehr veränderbar
• Jeder Kassenabschluss hat eine eindeutige Nummer
• Jeder Kassenabschluss kann nicht mehr verändert werden
• Jeder Kassenabschluss kann nachgedruckt werden 
• Kassensturz jederzeit möglich und wird versioniert und archiviert
• Buchen von manuellen BAR-Einlagen und -Auslagen
• Drucken von BONs für BAR-Ein- und -Auslagen 
• Kassendifferenzen werden nach der Zählung manuell eingetragen, dokumentiert und auf dem Kassenabschluss ausgewiesen

2. Kassenüberblick

1. Eingabefeld für den Scan-Code. In diesem Feld muss der Courser gesetzt sein, damit Sie einen Barcode einscannen können. 
2. Überblick über den Warenkorb mit Artikel, Artikelnummer, Stückzahlauswahl und Preis
3. Überblick über den Gesamtbetrag, der erhaltenen Geldsumme und das Wechselgeld. 
4. Auswahl für Barzahlung oder Kartenzahlung. 
5. Schnellwahltasten für erhaltene Geldscheine. 
6. Zahlentasten für die manuelle Eingabe eines Betrages. 
7. Auswahl zwischen Rechnungsdruck und BONdruck. 
8. Auswahlfeld für Kassensturz und Kassenabschluss 
9. Auswahlfeld für Gutschein erzeugen, verkaufen, einlösen. 
10. Auswahlfeld für manuelle Einzahlungen und Auszahlungen. 
11. Rückgabe aktivieren/deaktivieren. 
12. Rabatt gewähren.
13. Kundendaten erfassen. 
14. Überblick über alle Kassenbelege. 
15. Möglichkeit einen Hinweis für einen Kunden auf seiner Rechnung zu hinterlassen.
16. Kompletten Warenkorb leeren, falls ein Kunde nicht kaufen möchte.