Wenn Sie zu einer Einkaufsbestellung auch Fracht- und Zoll-Rechnungen buchen wollen, können Sie innerhalb von reybex eine Beziehung zwischen den Belegen herstellen. Diese Beziehung kann auch bis auf Artikelebene heruntergebrochen werden.
Voraussetzungen
- Eine Einkaufsbestellung mit den entsprechenden Artikeln und Mengen wurde bereits erstellt.
- Die Fracht- bzw. Zoll-Dienstleister sind als Kreditoren / Lieferanten angelegt.
- Anlage eines Fracht-Artikels innerhalb des Artikelstamms.
- Erstellen Sie für die Fracht-Bestellungen einen gesonderten Dokumenttypen unter Prüftabellen [BAS01] – Einkauf – Dokumenttypen Bestellwesen. Achten Sie darauf, dass der Typ Fracht-Bestellung aktiviert sein muss.
- Es empfiehlt sich für die bessere Übersicht, dass Sie für die Frachtbestellungen einen eigenständigen Nummernkreis (Prüftabellen [BAS01] – Systemeinstellungen – Nummernkreise) benutzen. Damit können Sie Warenbestellungen und Frachtbestellungen leichter voneinander unterscheiden. Den Nummernkreis weisen Sie dem Belegtyp Frachtbestellung zu.
- Die Basis für die Frachtkostenverteilung muss festgelegt werden. Soll die Verteilung der Frachtkosten auf der Basis des Volumens, des Netto-Preises oder des Gewichts erfolgen? Diese Einstellung wird in den Unternehmenseinstellungen [SYS07] – unter dem Tab Finanzen – im Feld Frachtkostenverteilung getroffen.
Erfassung der Frachtbestellung und Zuweisung der Bestellpositionen:
- Öffnen Sie die Transaktion Bestellungen [PUR02]
- Klicken Sie auf den grünen Button + neue Bestellung
- Wählen Sie den Versand-Dienstleister / Lieferanten und den Bestelltyp Frachtbestellung und klicken Sie auf den Button Fortsetzen
- Unter dem Tab Artikel wählen Sie im Feld Produkt Ihren Fracht-Artikel
- Beleg Speichern
- Klicken Sie auf den Button Wareneingangsbeziehungen
- Legen Sie fest, welche Artikel in die Frachtrechnung einfließen sollen. Die Artikel, die auf der rechten Seite angezeigt werden, sind aktuell in der Wareneingangsbeziehung enthalten
- Optional können Sie Filter-Einstellungen definieren, um die Auswahl einzugrenzen
- Markieren Sie die Artikel/Bestellpositionen, welche verwendet werden sollen
- Optional kann auch die Menge angepasst werden
- Artikel/Bestellpositionen können auch wieder rausgenommen werden
- Klicken Sie auf den Button Speichern
- Speichern Sie den Bestellbeleg: Speichern
Nun können Sie für Ihre Einkaufsbestellungen die Eingangsrechnungsprüfung durchführen.
ACHTUNG: es muss zwingend erst die Eingangsrechnungsprüfung der Warenbestellungen erfasst und gebucht sein bevor Sie mit der Eingangsrechnungsprüfung der Frachtbestellungen starten.
Die Frachtkosten werden laut der definierten Frachtkostenverteilung anteilig auf die in der Frachtbestellung enthaltenen Artikel und Menge umgerechnet und automatisiert auf den Einstandspreis und den gleitenden Durchschnittspreis der Artikel mit angerechnet.
Hinweis: wenn Sie nicht wünschen, dass die Containernummer mit der Bestellnummer überschrieben wird, können Sie eine entsprechende Deaktivierung der Funktion innerhalb der Unternehmenseinstellung – Einkauf vornehmen.