Reybex HRM, unterstützt Ihr Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten. Diese Anleitung erklärt die angezeigten Bereiche und führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Abläufe.

Wenn ein Menüpunkt fehlt, bitten Sie Ihre Administration, Ihnen die erforderliche Transaktion beziehungsweise Berechtigung für diese Maske zuzuweisen. Die HRM-Masken in Reybex sind mit den Codes HRM01 bis HRM05 gekennzeichnet.

1. Transaktionscodes und Bereiche

Die Administration weist die Berechtigungen bei der Einrichtung der Benutzerrollen zu. Nennen Sie den Code, wenn der Support oder die IT wissen muss, auf welche Maske Sie zugreifen möchten.

Berechtigungen können einzeln vergeben werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter [HRM02] Mitarbeiter-Dashboard erhalten, während eine Führungskraft [HRM03] Verwaltung von Abwesenheitsmitteilungen der Mitarbeiter benötigt.

Vor der Urlaubsverwaltung richtet eine berechtigte HR-Person üblicherweise die Stammdaten unter Prüftabellen ein:

• Mitarbeiterabteilungen: Jeder Mitarbeiter gehört zu einer Abteilung. Der hinterlegte Abteilungsleiter genehmigt Urlaubsanträge.
• Mitarbeiterbüro: Optionaler Arbeitsstandort.
• Arbeitnehmerrechte: Hier werden Urlaubsarten definiert. Die individuellen Urlaubstage werden beim Mitarbeiter hinterlegt.

2. Einrichtung durch HR

Abteilung anlegen und genehmigende Person festlegen

1. Öffnen Sie Prüftabellen BAS01→ Bereich CRM→ Mitarbeiterabteilungen.
2. Geben Sie den Namen der Abteilung ein.
3. Wählen Sie unter Abteilungsleiter die Person aus, die Urlaubsanträge des Teams genehmigen soll.
4. Optional können Sie eine übergeordnete Abteilung auswählen und Mitglieder hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

2.2 Urlaubsarten definieren

• Öffnen Sie Prüftabellen → CRM→ Arbeitnehmerrechte. In diesem Bereich legen Sie Urlaubsarten fest.
• Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Jahresurlaub“.
• Wählen Sie die passende Kategorie: bezahlte Abwesenheit, unbezahlte Abwesenheit oder bezahlte Arbeitszeit.
• Konfigurieren Sie bei Bedarf die zusätzlichen Einstellungen.

2.3 Mitarbeitende anlegen

Voraussetzung: Sie benötigen [HRM01] Personalmanagement.

1. Öffnen Sie Personalmanagement und klicken Sie auf Mitarbeiter anlegen. Die Sammelbearbeitungsmaske wird geöffnet.
2. Wählen Sie Alle Reybex-Benutzer hinzufügen, um für noch nicht als Mitarbeiter angelegte Logins Zeilen zu erstellen. Alternativ wählen Sie Neue Mitarbeiterzeile hinzufügen.
3. Füllen Sie mindestens Vorname, Nachname und Abteilung aus. Diese Felder sind Pflichtfelder.
4. Tragen Sie für jede Urlaubsart die Tage für das aktuelle Jahr und bei Bedarf die Tage aus dem Vorjahr ein.
5. Lassen Sie die Personalnummer leer, wenn Reybex sie automatisch vergeben soll.
6. Klicken Sie auf Sammelspeicherung.

Klicken Sie in der Mitarbeiterliste auf die Personalnummer, um die vollständige Mitarbeiterakte zu öffnen. Über das Augen-Symbol können Sie sich die Urlaubsansprüche auch direkt in der Liste ansehen.

• Urlaubsrechte synchronisieren: Aktualisiert Urlaubszeiträume beim Start eines neuen Urlaubsjahres. Siehe Abschnitt 7.
• Löschen: Deaktiviert die ausgewählten Mitarbeitenden für die weitere aktive Verwendung.

2.4 Mitarbeiterakte vervollständigen

Öffnen Sie die Person über die Personalnummer und klicken Sie nach Änderungen auf Speichern. Vorname, Nachname und Abteilung müssen ausgefüllt sein.

3. Urlaub beantragen

Voraussetzungen: [HRM02] Mitarbeiter-Dashboard ist freigeschaltet. Ihr Benutzerkonto muss mit einer Mitarbeiterakte verknüpft sein. Außerdem müssen eine Abteilung und passende Urlaubstage hinterlegt sein.

1. Öffnen Sie das Mitarbeiter-Dashboard.
2. Prüfen Sie unter Persönliche Mitarbeiterinformationen, ob Ihre Daten angezeigt werden.
3. Unter Urlaubsansprüche sehen Sie für jede Urlaubsart die bereits verwendeten und noch verfügbaren Tage.
4. Klicken Sie auf Urlaubsantrag erstellen.
5. Wählen Sie in der Maske Neuer Urlaubsantrag die Urlaubsart aus und geben Sie Beginn, Ende und den Grund an.
6. Geben Sie halbe Tage nur an, wenn die gewählte Urlaubsart dies erlaubt. Bei Bedarf können Sie einen Anhang hinzufügen.
7. Klicken Sie auf Speichern. Der Antrag erscheint anschließend in Ihrem Urlaubsantragsverlauf.

Möchten Sie bereits genehmigten Urlaub stornieren, klicken Sie beim genehmigten Antrag auf Abbrechen und geben Sie eine Begründung ein. Der Abteilungsleiter muss die Stornierung bestätigen.

Weitere Bereiche des Mitarbeiter-Dashboards : Unter Wer ist abwesend? können Sie einen Zeitraum auswählen und sehen, welche Kollegen dann fehlen. Die Geburtstagsliste zeigt Geburtstage im aktuellen Monat; über das Symbol können Sie einen Chat öffnen.

4. Urlaubsanträge als Führungskraft bearbeiten

Voraussetzung: Sie benötigen [HRM03] Verwaltung von Abwesenheitsmitteilungen der Mitarbeiter. Sie sehen nur Anträge für Abteilungen, deren Abteilungsleiter Sie sind, einschließlich untergeordneter Abteilungen.

• Öffnen Sie die Verwaltung von Abwesenheitsmitteilungen der Mitarbeiter.
• Filtern Sie bei Bedarf nach Status oder Abteilung. Aktivieren Sie Alte Anträge anzeigen, wenn Sie frühere Entscheidungen suchen.
• Prüfen Sie die eingehenden Anträge. Üblicherweise warten Anträge mit dem Status „In Bearbeitung“ oder „Stornierung in Bearbeitung“ auf eine Aktion.
• Jede Antragskarte enthält Name, Abteilung, Zeitraum, Anzahl der Tage, Urlaubsart und Begründung.
• Klicken Sie auf Genehmigen, um den Antrag zu akzeptieren. Zum Ablehnen wählen Sie Urlaubsantrag ablehnen und geben eine Begründung ein.
• Bei einer Stornierungsanfrage wählen Sie Stornierung genehmigen oder Stornierung ablehnen. Beim Ablehnen ist eine Begründung erforderlich.

Öffnen Sie Details auf einer Antragskarte, um zu sehen, welche Kollegen im gleichen Zeitraum abwesend sind und wie viele Tage der Mitarbeiter für diese Urlaubsart noch zur Verfügung hat.

5. Arbeitszeit erfassen

Voraussetzung: Sie benötigen [HRM05] Chronologie der Mitarbeiter.

• Öffnen Sie Chronologie der Mitarbeiter. Oben sehen Sie Zusammenfassungen für die aktuelle Woche: Gesamtstunden, aktuell anwesende Personen, freie Tage und fehlerhafte Zeiteinträge.
• Klicken Sie im Bereich Zeiterfassung auf Start, wenn Sie mit der Arbeit beginnen.
• Wenn Sie die Arbeit beenden, klicken Sie auf Stopp. Die Zeit läuft bis zum Stoppen weiter. Es kann immer nur eine Zeiterfassung gleichzeitig laufen.
• Unter Aktive Mitarbeiter sehen Sie Kollegen, deren Zeiterfassung aktuell läuft. Über den Namen können Sie gegebenenfalls einen Chat öffnen.
• In der wöchentlichen Mitarbeiter-Zeiterfassung sehen Sie die Stunden je Tag. Mit Vorherige und Nächste wechseln Sie zwischen den Wochen.

6. Falschen oder fehlenden Zeiteintrag korrigieren

Für die Prüfung benötigen Sie [HRM05] Chronologie der Mitarbeiter und für die Bearbeitung [HRM04] Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Die manuelle Erfassung kann in Ihrem Unternehmen zusätzliche Administratorrechte erfordern.

6.1 Sie haben vergessen, auf Stopp zu klicken

• Suchen Sie in der Chronologie der Mitarbeiter den Tag, der als fehlerhafter Eintrag markiert ist, und klicken Sie darauf.
• Die Maske Arbeitszeiten der Mitarbeiter öffnet sich für die betreffende Person und das Datum.
• Korrigieren Sie die Start- und Endzeit oder löschen Sie den fehlerhaften Eintrag. Prüfen Sie die Angaben vor dem Speichern.

6.2 HR oder Administration trägt Zeit manuell ein

Berechtigte Benutzer sehen in der Symbolleiste der Chronologie der Mitarbeiter die Aktion Manuell gebuchte Zeit hinzufügen. Diese Aktion kann auch angezeigt werden, wenn die Wochenübersicht noch keine Einträge enthält.

• Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
• Geben Sie ein Datum oder einen Zeitraum sowie Start- und Endzeit ein.
• Tragen Sie bei Bedarf eine Pause ein.
• Speichern Sie den Eintrag und prüfen Sie anschließend die Wochenübersicht.

7. Neues Urlaubsjahr starten

Voraussetzung: [HRM01] Personalmanagement. Führen Sie diesen Vorgang aus, wenn HR den neuen Anspruchszeitraum startet und nicht genutzte Urlaubstage für aktive Mitarbeitende übertragen werden sollen.

• Öffnen Sie Personalmanagement.
• Klicken Sie auf Urlaubsrechte synchronisieren (Synchronisierungssymbol).
• Warten Sie auf die Erfolgsmeldung.

8. Status von Urlaubsanträgen

Für Urlaubsanträge zählen Arbeitstage. Wochenenden und lokale Feiertage werden nicht mitgezählt. Ein halber Urlaubstag wird als ein halber Tag berechnet.

9. Häufige Probleme und Lösungen

10. Was HRM nicht abdeckt

• Keine Lohnabrechnung: Bankdaten können in der Mitarbeiterakte gespeichert werden. In diesem HRM-Bereich werden jedoch keine Gehälter oder Lohnabrechnungen berechnet.
• Keine Kundenkontakte: Personen, die im Vertrieb oder CRM bei einem Kunden hinterlegt sind, sind externe Kontakte und keine Mitarbeiter.
• Keine Produktionsschichtplanung: Produktionsschichten gehören zu einem anderen Produktbereich. Die Zeiterfassung ist eine einfache Arbeitszeiterfassung.

11. Schnellübersicht