Ein AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) ist ein Vertrag, der sicherstellt, dass Dienstleister personenbezogene Daten nur zu den Zwecken verarbeiten, für die der Auftraggeber diese erhoben hat. Der Vertrag verbietet die Verwendung der Daten für eigene Zwecke. Der Dienstleister ist auch dazu verpflichtet, die ihm anvertrauten Daten mit entsprechenden Maßnahmen zu schützen. Der Abschluss eines AV-Vertrags ist gemäß Art. 28 III DSGVO erforderlich, um die Datenschutzanforderungen einzuhalten.
AV-Vertrag anlegen / verwalten
- Melden Sie sich in der Datenschutzsoftware an
- Wählen Sie im Menü den Hauptbereich Module und anschließend den Unterpunkt AV-Vertrag
- In der Übersicht werden Ihnen alle AV-Verträge angezeigt, welche bereits angelegt wurden, folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- bestehenden AV-Vertrag bearbeiten – Klick auf die AV-Vertrag-Bezeichnung
- AV-Vertrag als PDF herunterlagen
- AV-Vertrag als gelöscht markieren
- Suche nach AV-Vertrag über den Namen
- neuen AV-Vertrag anlegen – PLUS-Button
- Refresh – Übersicht neu Laden
- Um einen neuen AV-Vertrag anzulegen klicken Sie auf den Button +
- Füllen Sie die nachfolgenden Felder
- Bezeichnung = Name des AV-Vertrages
- Datum = Datum des Inkrafttreten
- Mit dem Klick auf den Button Speichern, wird der AV-Vertrag angelegt. Mit der Auswahl Speichern & Neu, wird die Erfassungsmaske nicht geschlossen und er kann gleich noch ein 2. AV-Vertrag angelegt werden.
- Die AV-Verträge unterteilen sich in 11 Tabs
- Basisdaten – hier werden die Daten angezeigt, welche bei der Erstellung bereits erfasst wurden. Eine Bearbeitung ist möglich. Zusätzlich können weitere Daten ergänzt werden:
- Organisationseinheit = Auswahl der Orga-Einheit
- Fachverantwortlicher = Auswahl der zuständigen Person (Benutzer)
- Auftraggeber = Auswahl des Vertragspartners, durch Aktivierung der Checkbox Mandant selbst wird die Auswahl des Auftraggeber hinfällig
- Auftragnehmer = Auswahl des Vertragspartners, durch Aktivierung der Checkbox Mandant selbst wird die Auswahl des Auftraggeber hinfällig
- weitere Auftragnehmer = Auswahl des Vertragspartners, durch Aktivierung der Checkbox Vertreter gemäß Art27 DS-GVO wird die Auswahl des Auftraggeber hinfällig
- TOMs = Auswahl der anzuwendenden TOMs
- Weisungsbefugte = Angaben in einem Freitextfeld
- Checkbox Vorlage: Kennzeichnet den AV-Vertrag als Template
- Checkbox gelöscht: Kennzeichnet den AV-Vertrag als gelöscht
- Gegenstand und Dauer
- Füllen Sie die entsprechenden Felder
- Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
- Auftragsinhalt
- Füllen Sie die entsprechenden Felder
- Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
- Art der Daten
- Füllen Sie die entsprechenden Felder, dazu stehen Ihnen Vorlagetexte zur Verfügung. Zusätzlich können aber auch eigene Textpassagen ergänzt werden.
- Qualitätssicherung
- Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
- Füllen Sie die entsprechenden Felder
- Unterauftragsverhältnisse
- Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
- Kontrollrechte
- Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
- Prüfung
- Füllen Sie die entsprechenden Felder
- Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
- Dokumente
- via Drag & Drop bzw. Upload-Funktion können Dokumente
- Über die Aktions-Button können die Dokumente herunterladen oder gelöscht werden
- via Drag & Drop bzw. Upload-Funktion können Dokumente
- Notizen
- Option Notizen in einem Freitextfeld zu hinterlegen
- Historie
- Tätigkeiten, welche an den AV-Vertrag durchgeführt wurden, werden hier chronologisch protokolliert
- Basisdaten – hier werden die Daten angezeigt, welche bei der Erstellung bereits erfasst wurden. Eine Bearbeitung ist möglich. Zusätzlich können weitere Daten ergänzt werden: