Datenschutz-Software Mandanten-Ebene – Modul: TOMs

Technisch organisatorische Maßnahmen (TOM) sind in der DSGVO beschriebene Maßnahmen, welche den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen sollen. Die TOMs umfassen die Pseudonymisierung und Verschlüsselung von personenbezogenen Daten, eine rasche Wiederherstellung der Daten und Zugänge nach einem physischen oder technischen Zwischenfall sowie ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

TOM’s anlegen / verwalten

• Melden Sie sich in der Datenschutzsoftware an
• Wählen Sie im Menü den Hauptbereich Module und anschließend den Unterpunkt TOMs
• In der Übersicht werden Ihnen alle TOMs angezeigt, welche bereits angelegt wurden, folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung
  • bestehende TOMs weiter bearbeiten – Klick auf die TOM-Bezeichnung
  • TOM-Bericht als PDF herunterlagen
  • TOM als gelöscht markieren
  • Suche nach TOMs über den Namen
  • neue TOMs anlegen – PLUS-Button
  • Refresh – Übersicht neu Laden
• Um eine neue TOM anzulegen klicken Sie auf den Button +
  • Füllen Sie die nachfolgenden Felder
    • Bezeichnung = Name der TOM
    • Bearbeiter = Name der Person, welche das TOM erfässt
    • Verantwortlicher = Auswahl des Vertragspartners – durch Aktivierung der Checkbox Mandant ist verantwortlich wird die Auswahl des Verantwortlichen hinfällig
    • Organisationseinheit = Auswahl der Orga-Einheit
  • Mit dem Klick auf den Button Speichern, wird die TOM angelegt. Mit der Auswahl Speichern & Neu, wird die Erfassungsmaske nicht geschlossen und er kann gleich noch eine 2. TOM angelegt werden.
  • nach der Anlage einer TOM können Sie mit der Bearbeitung starten. Klicken Sie dazu auf den TOM-Namen in der Übersicht
  • Die TOMs unterteilen sich in 8 Tabs
    • Stammdaten – hier werden die Daten angezeigt, welche bei der Erstellung bereits erfasst wurden. Eine Bearbeitung ist möglich
      • Zusätzlich können Sie den Status wählen.
      • Zusätzlich kann eine Maßnahmenbeschreibung ergänzt werden
    • Vertraulichkeit
      • Füllen Sie die entsprechenden Felder, dazu stehen Ihnen Vorlagetexte zur Verfügung. Zusätzlich können aber auch eigene Textpassagen ergänzt werden
    • Integrität/Verfügbarkeit
      • Füllen Sie die entsprechenden Felder, dazu stehen Ihnen Vorlagetexte zur Verfügung. Zusätzlich können aber auch eigene Textpassagen ergänzt werden
    • Evaluierung
      • Füllen Sie die entsprechenden Felder, dazu stehen Ihnen Vorlagetexte zur Verfügung. Zusätzlich können aber auch eigene Textpassagen ergänzt werden
    • Aufgaben
      • Erfassen Sie optional Aufgaben´, die auf der TOM resultieren
        • Bezeichnung = Name der Aufgabe
        • Benutzer = welche Benutzer für die Erledigung der Aufgabe zuständig / verantwortlich ist.
        • Priorität der Aufgabe = Wichtigkeit
        • Status der Bearbeitung kann angepasst werden
        • Beschreibung = Details zur Aufgabe
        • Beginn-Datum – für die Fertigstellung
        • Termin zur Wiedervorlage können definiert werden
      • Aufgaben erscheinen im Dashboard
      • An den Aufgaben können zusätzliche Notizen hinterlegt werden
      • Aufgaben können gelöscht werden
    • Dokumente
      • via Drag & Drop bzw. Upload-Funktion können Dokumente z.B. die Bestellungsurkunde des Datenschutzbeauftragten hochgeladen werden
        • Über die Aktions-Button können die Dokumente herunterladen oder gelöscht werden
    • Notizen
      • Option Notizen in einem Freitextfeld zu hinterlegen
    • Historie
      • Tätigkeiten, welche an der TOM durchgeführt wurden, werden hier chronologisch protokolliert