In reybex können Sie Ihre Verkaufs- und Einkaufsbelege revisionssicher archivieren. Um dies durchzuführen, müssen Sie lediglich die folgenden Einstellungen durchführen:
Verkauf
- Öffnen Sie in den Prüftabellen [BAS01] unter Vertrieb die Dokumententypen.
- Klicken Sie dort den Beleg an, welcher revisionssicher archiviert werden soll. Es öffnet sich ein Pop-Up.
- Tragen Sie in dem Feld „Archiv Aufbewahrungsdatum (Monat)“ für die Belege eine Zahl ein, wie lange dieser Belegtyp revisionssicher archiviert werden soll. Wenn dort z.B.132 eingetragen wird, entspricht dies 132 Monaten.
Die Archivierungszeit kann pro Belegytp (Rechnung, Lieferschein, Ausgangsgutschrift, etc.) separat vergeben werden. Der Beleg, welcher in reybex erstellt wird, wird immer im PDF-Format gesichert.
Einkauf
- Öffnen Sie in den Prüftabellen [BAS01] unter Einkauf die Dokumententypen Rechnungswesen.
- Öffnen Sie dort den Beleg, welcher revisionssicher archiviert werden soll. Es öffnet sich ein Pop-Up.
- Tragen Sie in dem Feld „Archiv Aufbewahrungsdatum (Monat)“ für die Belege eine Zahl ein, wie lange dieser Belegtyp revisionssicher archiviert werden soll. Wenn dort z.B.132 eingetragen wird, entspricht dies 132 Monaten.
Die Archivierungszeit kann pro Belegytp (Rechnung, Lieferschein, Ausgangsgutschrift, etc.) separat vergeben werden. Es wird das Attachement/ der Anhang gesichert und nicht die in reybex erzeugte Eingangsrechnung.
Revisionssicheres Archiv
In der Transaktion Revisionssichere Archivierung [FIN90] sehen sie dann alle Belege (Verkauf) und Attachments/Anhänge (Einkauf).
Einmal pro Tag werden die Belege in das revisionssichere Archiv übertragen. Hier gibt es den Button „Synchronisation“, mit dem alle Belege, welche noch nicht übergeben worden sind, z.B. zur Mittagszeit, direkt übergeben werden können. Die Synchronisation muss nicht manuell durchgeführt werden, da diese automatisch einmal pro Tag abends durchgeführt wird. Heruntergeladen werden alle Belege einzeln in dem Download-Ordner Ihres Browsers abgelegt.
In der Transaktion FIN90 finden Sie folgende Spaltenüberschriften vor:
- Domain
- Typ
- Art
- Belegnummer
- Belegdatum
- Externe Rechnungsnummer
- Ihr Konto bei uns
- Firma/Name
- Archiv-Aufbewahrungsdatum
- Dateiname
- Archiviert am
- Archiviert bis
- Größe
- Gesamtbetrag
- Anzahl Downloads
Weitere Hinweise
- Die Belege, welche revisionssicher archiviert wurden, werden nach Ablauf der Zeit automatisch aus dem Archiv gelöscht.
- Wenn ein Kunde mit reybex startet, werden von Anfang gemäß der Einstellungen alle konfigurierten Belege revisionssicher gesichert.
- Für alle Kunden, die schon mit reybex arbeiten und später die revisionssichere Archivierung benutzen möchten und die Einstellungen vornehmen, sichert das System automatisch alle Belege der letzten 30 Tage gemäß der Einstellungen.
- Alle Kunden, die schon mit reybex arbeiten, später die revisionssichere Archivierung nutzen und mehr als 30 Tage gesichert haben möchten, wenden sich bitte beim Vertrieb.
- Sollten Sie reybex nicht mehr nutzen wollen, aber die revisionssichere Archivierung weiterhin benutzen, stimmen Sie dies bitte mit dem Vertrieb ab.
- Für die Archivierung werden ausschließlich deutsche Server genutzt.