Datenschutz-Software Mandanten-Ebene – Modul: Verfahren

Ein Verfahren beschreibt die Art und Weise, wie eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten abläuft Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet dazu, eine schriftliche Dokumentation und Übersicht über Verfahren zu führen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der Begriff „Verarbeitung“ bezieht sich auf jeden Vorgang oder jede Reihe von Vorgängen, die mit personenbezogenen Daten oder mit Gruppen von personenbezogenen Daten durchgeführt werden. Dazu gehört das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten.

Verfahren anlegen / verwalten

• Melden Sie sich in der Datenschutzsoftware an
• Wählen Sie im Menü den Hauptbereich Module und anschließend den Unterpunkt Verfahren
• In der Übersicht werden Ihnen alle Verfahren angezeigt, welche bereits angelegt wurden, folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
  • bestehendes Verfahren weiter bearbeiten – Klick auf die Verfahren-Bezeichnung
  • Verfahren als PDF herunterlagen
  • Verfahren als gelöscht markieren
  • Suche nach Verfahren über den Namen
  • neue Verfahren anlegen – PLUS-Button bzw. Mehrfachanlage
  • Refresh – Übersicht neu Laden
• Um eine neues Verfahren anzulegen klicken Sie auf den Button +
  • Füllen Sie die nachfolgenden Felder
    • Bezeichnung = Name des Verfahren
    • Vorlage = Auswahl des Templates
    • Status der Bearbeitung kann angepasst werden
    • Bearbeiter = Name der Person, welche das TOM erfässt
    • Organisationseinheit = Auswahl der Orga-Einheit
    • Verantwortlicher = Auswahl des Vertragspartners – durch Aktivierung der Checkbox Mandant ist verantwortlich wird die Auswahl des Verantwortlichen hinfällig
    • Datenschutzbeauftragter = Eingabe des Namens – durch Aktivierung der Checkbox Unternehmens-Datenschutzbeauftragter ist zuständig, wird die Angabe des Datenschutzbeauftragte hinfällig
  • Mit dem Klick auf den Button Speichern, wird das Verfahren angelegt. Mit der Auswahl Speichern & Neu, wird die Erfassungsmaske nicht geschlossen und er kann gleich noch ein 2. Verfahren angelegt werden.
  • Die Verfahren unterteilen sich in 8 Tabs
    • Stammdaten – hier werden die Daten angezeigt, welche bei der Erstellung bereits erfasst wurden. Eine Bearbeitung ist möglich
      • Zusätzlich können das Anfangs- und Enddatum der Datenverarbeitung spezifizieren oder festlegen, dass die Datenverarbeitung unbefristet möglich ist
      • Zusätzlich kann eine Verfahrensbeschreibung ergänzt werden
    • weitere Angaben
      • Füllen Sie die entsprechenden Felder, dazu stehen Ihnen Vorlagetexte zur Verfügung. Zusätzlich können aber auch eigene Textpassagen ergänzt werden. Aus den Vorlagen wurden bereits Vorbelegungen innerhalb der Felder vorgenommen.
    • Risikoanalyse
      • Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
      • Ergänzen Sie optional Kommentare
    • DSFA
      • Füllen Sie die entsprechenden Felder
      • Setzen Sie die entsprechenden Checkboxen
    • Aufgaben
      • Erfassen Sie optional Aufgaben´, die auf der TOM resultieren
        • Bezeichnung = Name der Aufgabe
        • Benutzer = welche Benutzer für die Erledigung der Aufgabe zuständig / verantwortlich ist.
        • Priorität der Aufgabe = Wichtigkeit
        • Status der Bearbeitung kann angepasst werden
        • Beschreibung = Details zur Aufgabe
        • Beginn-Datum – für die Fertigstellung
        • Termin zur Wiedervorlage können definiert werden
      • Aufgaben erscheinen im Dashboard
      • An den Aufgaben können zusätzliche Notizen hinterlegt werden
      • Aufgaben können gelöscht werden
    • Dokumente
      • via Drag & Drop bzw. Upload-Funktion können Dokumente z.B. die Bestellungsurkunde des Datenschutzbeauftragten hochgeladen werden
        • Über die Aktions-Button können die Dokumente herunterladen oder gelöscht werden
    • Notizen
      • Option Notizen in einem Freitextfeld zu hinterlegen
    • Historie
      • Tätigkeiten, welche an den Verfahren durchgeführt wurden, werden hier chronologisch protokolliert