Das Datenschutzaudit soll gewährleisten, dass einzelne Datenschutzkonzepte oder Produkte den Maßgaben des BDSG genügen und ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleisten.
Das Ergebnis der formellen Überprüfung können die Stellen veröffentlichen und so das Vertrauen der Verbraucher in das eigene Unternehmen, ein Verfahren oder ein Produkt stärken.
Audit anlegen / durchführen
- Melden Sie sich in der Datenschutzsoftware an
- Wählen Sie im Menü den Hauptbereich Module und anschließend den Unterpunkt Audits
- In der Übersicht werden Ihnen alle Audits angezeigt, welche bereits durchgeführt wurden, folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung
- bestehende Audit weiter bearbeiten – Klick auf den Auditnamen
- Audit-Bericht als Word-File herunterladen
- Audit-Bericht als PDF herunterlagen
- Audit-Bericht als gelöscht markieren
- Suche nach Berichten über den Namen
- neue Berichte Anlegen – PLUS-Button
- Refresh – Übersicht neu Laden
- Um einen neuen Bericht anzulegen klicken Sie auf den Button +
- Füllen Sie die nachfolgenden Felder
- Bezeichnung = Name des Audits
- Auditor = Name der Person, welche das Audit durchführt, in der Regel der Datenschutzbeauftragte
- Beteiligte = Personen, welche den Auditor unterstützen
- Beginn = Start-Datum
- Ende = End-Datum (geplant)
- Text = allgemeiner Info Text für die Erläuterung der Ziele des Audits
- Mit dem Klick auf den Button Speichern, wird der Bericht angelegt. Mit der Auswahl Speichern & Neu, wird die Erfassungsmaske nicht geschlossen und er kann gleich noch ein 2. Bericht angelegt werden.
- nach der Anlage eines Berichts können Sie mit der Bearbeitung starten. Klicken Sie dazu auf den Auditnamen in der Übersicht
- Die Berichte unterteilen sich in 4 Tabs
- Audit-Daten – hier werden die Datenangezeigt, welche bei der Berichterstellung bereits erfasst wurden. Eine Bearbeitung ist möglich
- Zusätzlich müssen Sie nun die Kategorie bzw. Kategorien wählen. Die Kategorien bestimmen den entsprechenden Fragen-Katalog für die Durchführung des Audits
- nach der Auswahl der Kategorien können Sie auf den Tab Fragen wechseln und hier die Beantwortung beginnen.
- Fragen
- Beantworten Sie die angezeigten Fragen.
- Hinweis, sobald Sie eine Frage beantwortet haben, werden die Auswahlen automatisch gespeichert
- Auf der Basis Ihrer getroffenen Auswahl können sich Maßnahmen ergeben, diese werden durch die entsprechenden Buttons schon mal angezeigt
- Durch einen Klick auf den Button können an der Maßnahme Notizen hinterlegt werden. z.B. Umsetzung bis Ende des Monats / Wer soll sich kümmern?
- Massnahmen
- Anzeiget werden die erforderlichen Maßnahmen, welche aus der Beantwortung der Fragen resultieren.
- Die farbliche Unterlegung hebt die Wichtigkeit hervor (hoch = rot / normal = gelb)
- Durch einen Klick auf den Button Stift kann hinterlegt werden,
- welche Benutzer für die Erledigung der Maßnahme zuständig /verantwortlich ist.
- In den Feldern: aktuelle Umsetzung / geplante Umsetzung / vergangene Umsetzung können Notizen hinterlegt werden zu dem IST-Zustand / SOLL-Zustand etc.
- Aus den Maßnahmen resultieren Aufgaben
- verantwortliche der Maßnahmen, können andere Benutzer mit der Durchführung der Aufgaben beauftragen
- End-Datum – für die Fertigstellung
- Termin zur Wiedervorlage können definiert werden
- Anlagen können via Drag&Drop hochgeladen werden
- Status der Bearbeitung kann angepasst werden
- Aufgaben erscheinen im Dashboard
- Historie
- Tätigkeiten, welche an dem Audit-Bericht durchgeführt wurden, werden hier chronologisch protokolliert
- Aus dem Bericht heraus stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung
- Refresh – neu laden
- Speichern – Sicherung der Änderungen
- Audit-Bericht als gelöscht markieren
- Audit-Bericht abschließen
- Audit-Bericht als PDF herunterlagen
- Audit-Daten – hier werden die Datenangezeigt, welche bei der Berichterstellung bereits erfasst wurden. Eine Bearbeitung ist möglich
- Füllen Sie die nachfolgenden Felder